Pesan suara adalah jenis layanan pesan yang memungkinkan perekaman, transfer, dan penyimpanan pesan yang direkam. Dulunya merupakan alat utama untuk perusahaan dan bisnis, pesan suara sekarang menjadi fitur standar dengan jaringan seluler. Meskipun pesan suara awalnya berfungsi sebagai mesin penjawab dasar yang dapat melayani jaringan telepon, hari ini dapat diintegrasikan dengan email dan jaringan elektronik lainnya untuk membuat sistem pesan yang komprehensif.
Asal usul pesan suara adalah topik yang diperdebatkan; beberapa perusahaan dan individu mengklaim penemuan itu untuk diri mereka sendiri. Paten pertama untuk perangkat perekaman telepon jaringan dikeluarkan pada akhir 1970-an dan awal 1980-an. Pengembangan produk-produk inovatif ini sebagian besar merupakan reaksi atas meningkatnya kekhawatiran atas efisiensi bisnis; perusahaan yang melakukan dan menerima ratusan atau bahkan ribuan panggilan sehari dapat mengalami kesulitan yang luar biasa untuk memastikan pesan diterima dengan benar dan sampai ke orang yang tepat. Pesan suara memungkinkan penelepon untuk meninggalkan pesan yang terperinci dan jelas yang dapat didengarkan oleh penerima yang dituju di waktu senggang. Menggunakan jaringan ekstensi telepon yang didedikasikan untuk individu tertentu dalam bisnis, sekretaris dapat memastikan bahwa pesan sampai ke orang yang tepat.
Sistem pesan suara biasanya dioperasikan menggunakan komputer utama di lokasi atau operator di luar lokasi yang disediakan oleh perusahaan eksternal. Sementara sistem yang dijalankan internal biasanya lebih dapat disesuaikan, jaringan eksternal menghilangkan kebutuhan pekerja atau peserta untuk memahami cara menjalankan sistem. Untuk menggunakan jaringan di tempat, biasanya setidaknya satu orang harus dilatih dalam pengoperasian dan pengelolaan sistem, sedangkan pengelolaan dan pemeliharaan jaringan eksternal dijalankan oleh personel jaringan.
Meskipun ada beberapa variasi antara penyedia jaringan, banyak sistem pesan suara yang cukup sederhana untuk diatur dan digunakan. Pengguna merekam pesan keluar dengan informasi dasar, seperti nama dan metode tambahan untuk menghubunginya. Saat panggilan dikirim ke pesan suara, penelepon mendengar informasi ini sebelum sempat merekam pesan untuk pengguna. Untuk mendengarkan pesan baru, pengguna harus mengakses sistem dan sering memasukkan kode sandi yang dipilih pengguna. Setelah pesan baru diputar, pengguna dapat menyimpan atau menghapus pesan atau memutar ulang sebelum melanjutkan ke rekaman suara tersimpan berikutnya.
Beberapa sistem juga menyertakan fitur tambahan, seperti mengirim pemberitahuan panggilan ke jaringan lain. Misalnya, saat meninggalkan pesan, penelepon mungkin memiliki opsi untuk membuka halaman pengguna. Jaringan terintegrasi lainnya memungkinkan penelepon untuk mengirim pemberitahuan email atau faks ke pengguna juga. Dengan mengintegrasikan beberapa sistem pesan, penelepon memiliki kesempatan yang lebih baik untuk dengan cepat mencapai kontak mereka dengan informasi.
Fitur penting lainnya dari banyak sistem pesan suara adalah opsi untuk mengakses pesan dari telepon atau perangkat luar. Untuk melakukannya, orang tersebut biasanya harus menghubungi nomor yang dilampirkan ke sistem pesan suara dan menunggu pesan keluar yang direkam untuk diputar. Kemudian, dengan memasukkan kode akses yang dipilih pengguna atau ditetapkan jaringan, pesan dapat dicapai. Fleksibilitas sistem dianggap sebagai kekuatan besar oleh banyak orang, karena orang dapat menjangkau pesan di jaringan dari ponsel atau perangkat seluler apa pun.