Pernyataan proxy adalah dokumen yang disiapkan oleh perusahaan yang menerbitkan saham. Dokumen tersebut biasanya mencakup informasi tentang hal-hal yang dihadapi perusahaan yang harus dipilih oleh pemegang saham, serta data penting tentang pejabat perusahaan dan struktur dewan direksi saat ini. Pernyataan tersebut berfungsi sebagai sarana untuk menginformasikan dan memberi wewenang kepada pemegang saham, atau mereka yang ditunjuk oleh pemegang saham untuk berfungsi atas nama mereka, untuk berpartisipasi dalam setiap proses pemungutan suara yang mungkin diperlukan menurut dokumen pendirian korporasi.
Dalam kebanyakan kasus, pernyataan proxy akan selalu menyertakan empat informasi penting. Yang pertama melibatkan mengidentifikasi daftar pejabat eksekutif saat ini yang terkait dengan perusahaan. Meskipun cakupan detail yang disertakan tentang setiap petugas bervariasi, sebagian besar akan mencakup jabatan eksekutif dan beberapa informasi tentang pengalaman dan kredensial pendidikan petugas tersebut.
Pernyataan proxy juga memberikan informasi kepada pemegang saham mengenai kompensasi eksekutif. Hal ini memungkinkan pemegang saham untuk mengetahui bagaimana petugas diberi kompensasi atas upaya mereka. Dengan beberapa perusahaan, struktur mungkin mengharuskan pemegang saham memberikan suara pada setiap usulan kenaikan tunjangan atau gaji yang terkait dengan pejabat perusahaan, sebuah fakta yang membuat jenis informasi ini sangat penting ketika mempertimbangkan bagaimana memberikan suara pada kenaikan yang diusulkan tersebut.
Informasi tentang susunan komite audit yang ada juga dicantumkan dalam surat kuasa. Hal ini memungkinkan pemegang saham untuk mengetahui siapa yang mengevaluasi proses keuangan perusahaan, dan bekerja untuk melindungi kepentingan setiap orang yang terkait dengan bisnis dengan cara tertentu. Seperti jumlah perincian yang diberikan pada pejabat eksekutif, bagian pernyataan ini dapat mencakup informasi mengenai kredensial masing-masing individu yang bertugas di komite audit.
Jenis informasi keempat yang biasanya disertakan dalam pernyataan proxy adalah struktur kompensasi untuk anggota dewan direksi. Seperti pejabat eksekutif, bukan hal yang aneh bagi pemegang saham untuk memiliki suara dan suara dalam hal kenaikan gaji atau perubahan tunjangan bagi mereka yang saat ini berada di dewan. Dalam situasi di mana perlu untuk memilih anggota dewan baru, detailnya akan mencakup informasi latar belakang tentang kandidat yang sedang dipertimbangkan, yang memungkinkan pemegang saham untuk menentukan kandidat mana yang mereka sukai.
Di Amerika Serikat, penerbitan pernyataan proxy harus sesuai dengan peraturan yang ditetapkan oleh Securities and Exchange Commission, atau SEC. Negara-negara lain di seluruh dunia juga menyusun peraturan mengenai sifat dan struktur jenis pernyataan ini. Dalam setiap kasus, tujuannya adalah untuk memastikan para pemegang saham mendapat informasi tentang hal-hal yang mempengaruhi integritas investasi mereka, dan memungkinkan mereka untuk menerima informasi ini pada waktu yang tepat sebelum mereka diminta untuk mempertimbangkan atau memberikan suara pada masalah yang dihadapi perusahaan.