Perintah kerja pemeliharaan biasanya merupakan permintaan tertulis yang mencantumkan pekerjaan pemeliharaan yang harus diselesaikan pada tanggal dan waktu tertentu. Perintah kerja pemeliharaan dapat mencakup pekerjaan pemeliharaan preventif atau perbaikan yang perlu diselesaikan di gedung apartemen atau kantor. Formulir perintah kerja pemeliharaan umumnya diproses oleh supervisor atau koordinator pemeliharaan untuk memberi tahu pekerja pemeliharaan tugas mana yang harus diselesaikan.
Jika penyewa di apartemen sewaan mencatat sesuatu yang perlu diperbaiki, dia biasanya akan memberi tahu manajer apartemen untuk memperbaikinya. Setelah diberi tahu, agen atau manajer leasing akan membuat formulir perintah kerja. Biasanya, formulir akan mencantumkan nama penyewa, nomor telepon, dan alamat. Tanggal permintaan diterima juga akan ditulis pada formulir. Deskripsi singkat tentang pekerjaan perbaikan atau pemeliharaan yang perlu dilakukan juga akan disebutkan.
Formulir perintah kerja pemeliharaan dapat diatur dengan berbagai cara. Beberapa perintah kerja ditulis sebagai agenda, dengan daftar tugas yang harus diselesaikan. Di samping setiap tugas tertulis mungkin ada bidang untuk memasukkan masalah apa pun yang mungkin dihadapi pekerja pemeliharaan. Formulir perintah kerja juga dapat menyertakan ruang untuk komentar tambahan. Perintah kerja pemeliharaan kemudian akan ditandatangani oleh orang yang menyelesaikan pekerjaan, dan salinannya dapat diberikan kepada penyewa, serta manajer atau supervisor pemeliharaan.
Tidak setiap perintah kerja pemeliharaan melibatkan perbaikan struktur bangunan. Perintah pemeliharaan dapat dibuat untuk perbaikan atau pekerjaan pemeliharaan preventif pada peralatan. Peralatan kantor seperti komputer dan mesin faks sering kali memerlukan perawatan oleh teknisi terlatih. Jika mesin atau peralatan di sekolah, gym, atau rumah sakit perlu diperbaiki atau diservis secara rutin, perintah kerja pemeliharaan dapat diproses.
Penyewa atau pemilik gedung biasanya tidak membuat perintah kerja pemeliharaan preventif. Evaluasi pemeliharaan semi-tahunan untuk mesin dan peralatan lainnya biasanya akan diselesaikan sesuai dengan waktu dan tanggal yang dijadwalkan. Setelah selesai, pekerja dapat memasukkan informasi terkait ke dalam database komputer.
Kadang-kadang, perintah kerja pemeliharaan mungkin menyertakan bidang untuk permintaan perubahan konfigurasi. Hal ini memungkinkan pekerja pemeliharaan untuk membuat daftar perubahan apa pun yang mungkin diperlukan, baik pada struktur atau peralatan. Ini mungkin termasuk mengganti atau mengubah secara drastis, bukan hanya servis, beberapa peralatan atau fitur bangunan.