Perencanaan kapasitas adalah setiap strategi yang digunakan untuk mengidentifikasi jumlah produksi yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan barang dan jasa yang dihasilkan oleh bisnis. Idenya adalah untuk menyeimbangkan pembelian sumber daya, pemeliharaan fasilitas produksi, perekrutan tenaga kerja, dan hasil akhir sehingga konsumen memiliki pasokan produk yang mereka inginkan secara tetap. Pada saat yang sama, perencanaan kapasitas juga berusaha untuk meningkatkan keuntungan dengan menghilangkan pemborosan yang tidak perlu, termasuk kelebihan produksi barang atau jasa.
Proses perencanaan kapasitas yang sebenarnya akan sedikit berbeda dari satu industri ke industri berikutnya. Meskipun ada faktor unik untuk setiap industri yang membantu membentuk pendekatan perencanaan yang efektif, ada beberapa elemen dasar yang cenderung berlaku dalam situasi apa pun. Banyak dari hal ini berkaitan dengan penyesuaian jumlah produksi berdasarkan permintaan yang diantisipasi untuk produk, baik sekarang maupun dalam periode produksi yang akan datang.
Rumus sederhana untuk perencanaan kapasitas dalam situasi manufaktur melibatkan pengidentifikasian jumlah mesin yang digunakan dalam proses produksi, bersama dengan tenaga kerja yang dibutuhkan untuk mengoperasikan mesin tersebut. Angka itu kemudian dikalikan dengan jumlah shift kerja yang dioperasikan fasilitas secara terus-menerus. Misalnya, jika idenya adalah untuk menentukan perencanaan kapasitas per hari, dan pabrik beroperasi sepanjang waktu menggunakan shift delapan jam, jumlah shift kerja yang digunakan akan menjadi tiga. Terakhir, faktor-faktor seperti pemanfaatan bahan baku dan tingkat efisiensi proses produksi juga akan mempengaruhi proses perencanaan kapasitas total.
Dengan sebagian besar upaya perencanaan kapasitas, berbagai pendekatan akan diambil untuk memaksimalkan efisiensi proses produksi. Salah satu pendekatan dikenal sebagai strategi memimpin. Ini hanyalah proses penambahan kapasitas karena ada indikator bahwa permintaan akan meningkat dalam jangka waktu tertentu. Idenya di sini adalah untuk mempersiapkan peningkatan permintaan dengan memproduksi barang-barang yang dapat disimpan dan digunakan untuk memenuhi permintaan yang lebih tinggi saat dimulai. Jika peningkatan permintaan yang diantisipasi gagal terwujud, bisnis dibiarkan dengan persediaan tinggi, yang pada gilirannya menaikkan biaya operasionalnya.
Pendekatan lain untuk perencanaan kapasitas dikenal sebagai strategi lag. Di sini idenya adalah untuk memenuhi permintaan yang meningkat saat itu terjadi, daripada mempersiapkannya terlebih dahulu. Ini dapat dicapai dengan mengoperasikan lebih banyak mesin, atau memperluas upaya manufaktur dari lima hari per minggu menjadi beroperasi pada hari Sabtu dan Minggu juga. Sementara kemungkinan memperoleh persediaan besar yang tidak bergerak berkurang, ada kemungkinan kehilangan pelanggan karena persaingan, jika produksi tidak dapat memenuhi permintaan tepat waktu.
Strategi kecocokan adalah pendekatan ketiga untuk perencanaan kapasitas, dan terkadang dianggap sebagai kompromi antara strategi tertinggal dan memimpin. Dengan strategi pencocokan, idenya adalah meningkatkan kapasitas secara bertahap saat permintaan mulai meningkat. Jika ditangani dengan sangat hati-hati, pendekatan ini memungkinkan pemasok untuk selalu berada sedikit di depan permintaan, dan memenuhi pesanan tanpa penundaan. Pada saat yang sama, ini meminimalkan potensi untuk mengumpulkan inventaris besar yang tidak perlu.