Bisnis menggunakan perangkat lunak pemantauan karyawan dengan komputer pusat untuk melihat apa yang dilakukan karyawan. Hal ini memungkinkan manajer dan administrator untuk memeriksa produktivitas karyawan dan untuk mengetahui apakah karyawan melakukan sesuatu yang bertentangan dengan kebijakan perusahaan. Beberapa kejadian umum yang dapat dipantau dengan perangkat lunak pemantauan karyawan adalah email yang dikirim dan diterima, penggunaan aplikasi dan dokumen, riwayat situs web, penekanan tombol, dan fitur perhatian. Dengan menginstal perangkat lunak di jaringan, administrator akan dapat membuka dan memeriksa komputer mana pun di jaringan dari komputernya.
Penggunaan perangkat lunak pemantauan karyawan adalah umum di banyak bisnis, terutama di mana karyawan menghabiskan sebagian besar waktu mereka di depan komputer. Menggunakan perangkat lunak ini membuat karyawan tahu bahwa mereka tidak boleh bermalas-malasan, dan memberi tahu manajer karyawan mana yang tidak produktif. Untuk memastikan produktivitas, dan untuk memastikan bahwa karyawan tidak melanggar kebijakan perusahaan, beberapa peristiwa diperiksa.
Email adalah salah satu acara yang paling sering diperiksa, karena email sering dikirim melalui server perusahaan. Dengan perangkat lunak pemantauan karyawan, seorang administrator dapat memeriksa semua email yang dikirim dan diterima oleh karyawan. Administrator juga dapat membaca isi email untuk memastikan semuanya berhubungan dengan pekerjaan.
Pemantauan penggunaan aplikasi dan dokumen memungkinkan administrator memeriksa program atau file yang dibuka. Misalnya, jika karyawan sedang bermain game di komputer, ini akan muncul di bawah pemantauan aplikasi. Jika seorang karyawan melihat gambar yang tidak pantas atau membuka dokumen yang tidak ada hubungannya dengan tugas saat ini, maka fitur pemantauan dokumen akan menangkapnya.
Memeriksa riwayat situs web melalui perangkat lunak pemantauan karyawan mirip dengan pemantauan aplikasi, tetapi ini secara khusus memeriksa browser Internet untuk situs web yang dikunjungi. Beberapa karyawan lebih suka menjelajahi situs game dan jejaring sosial daripada bekerja, yang menciptakan defisit produktivitas yang besar. Administrator dapat memeriksa dan mencatat semua aktivitas Internet oleh karyawan mana pun.
Pemantauan penekanan tombol memungkinkan administrator membaca setiap tombol yang ditekan, dan setiap pesan yang ditulis, oleh karyawan. Ini biasanya membosankan bagi administrator, dan seringkali lebih mudah untuk mendapatkan informasi yang sama melalui situs web dan pemantauan dokumen. Pada saat yang sama, pemantauan penekanan tombol akan membuat administrator tahu persis apa yang diketik karyawan, apa pun yang dia lakukan.
Jika komputer tampaknya tidak digunakan, administrator dapat menampilkan jendela pop-up di komputer karyawan untuk memantau kewaspadaan. Maksud dari jendela ini adalah bahwa karyawan seharusnya mengkliknya dalam jangka waktu yang singkat. Jika tidak, ini merupakan indikasi bahwa karyawan tersebut mungkin tidak memperhatikan atau mungkin tertidur.