Apa itu Perangkat Lunak Kepegawaian?

Semakin banyak bisnis tumbuh dan semakin banyak karyawan, semakin besar kebutuhannya akan manajemen kebutuhan karyawan. Salah satu cara yang paling efisien dan berteknologi maju untuk memenuhi kebutuhan ini adalah dengan menggunakan perangkat lunak kepegawaian.

Sederhananya, perangkat lunak kepegawaian adalah satu atau serangkaian aplikasi yang mengotomatiskan banyak tugas administrasi dan/atau pembukuan yang sebelumnya diselesaikan oleh orang-orang yang berbakat dan peduli. Hal-hal seperti lembar waktu, cek gaji, permintaan liburan, dan faktur dapat diproses menggunakan perangkat lunak kepegawaian. Membiarkan komputer melakukan tugas-tugas ini tidak hanya menyelesaikannya dengan lebih cepat – mengingat kemampuan alami komputer untuk melakukan banyak tugas hingga tingkat ke-n – tetapi juga membebaskan orang-orang yang sebelumnya melakukan hal-hal tersebut untuk tugas-tugas lain. Ini adalah cara penting bagi perusahaan untuk maju, dengan membiarkan teknologi membantu mereka menciptakan lebih banyak waktu untuk tantangan baru.

Perangkat lunak kepegawaian jenis lain juga tersedia: beberapa aplikasi memungkinkan pekerja untuk mengelola aktivitas sehari-hari mereka dengan lebih efisien. Perangkat lunak kepegawaian ini lebih berfokus pada individu dan dapat mengelola janji temu dan daftar tugas, melacak data pelanggan dan kontak, serta menyetel alarm dan pengingat untuk aktivitas penting seperti rapat dan panggilan konferensi. Dalam hal ini, perangkat lunak kepegawaian menggantikan sekretaris. Akibatnya, komputer adalah sekretaris.

Manfaat utama perangkat lunak kepegawaian adalah pembuatan catatan elektronik dari semua aktivitas yang ditanganinya. Alih-alih mengandalkan sistem kertas, file, folder, dan lemari arsip, pekerja dapat bergantung pada ekuivalen virtual, yang didukung oleh komputer dan server serta sistem pencadangan yang secara kolektif menghabiskan lebih sedikit ruang dan membutuhkan lebih sedikit upaya pemeliharaan daripada fisik mereka. -rekan dunia. Selama pekerja menyiapkan metode yang tepat untuk melacak dan menyimpan informasi, menemukan faktur yang ditulis sekitar 20 tahun yang lalu hanya dengan beberapa klik mouse — jauh dari memilah-milah tumpukan kertas dalam kotak berdebu di ruang bawah tanah atau gudang.

Namun, sangat sedikit tempat kerja yang tidak menggunakan kertas, meskipun mereka tentu saja dapat memanfaatkan kemajuan teknologi yang kita miliki saat ini. Banyak orang membuat salinan kertas dari faktur, tagihan, janji temu, catatan rapat, dan catatan digital lainnya dari dunia kerja mereka. Jumlah halaman, bagaimanapun, dapat dikurangi berkat perangkat lunak kepegawaian.

Salah satu kelemahan perangkat lunak kepegawaian adalah, dalam banyak kasus, tidak sepenuhnya mobile. Para profesional yang sering bepergian dan bergantung pada ponsel, komputer laptop, dan personal digital assistant (PDA) mereka untuk melakukan bisnis mungkin menemukan diri mereka terhambat oleh kurangnya perangkat lunak kepegawaian saat mereka sedang dalam perjalanan. Ponsel cerdas dapat memecahkan masalah ini sampai tingkat tertentu, karena mereka dapat menjalankan versi seluler dari aplikasi perangkat lunak umum, termasuk beberapa versi perangkat lunak kepegawaian. Ponsel ini juga dapat menyediakan kemampuan penjelajahan Web, memungkinkan pekerja lapangan mengakses perangkat lunak kepegawaian berbasis Web.