Perangkat lunak pencadangan adalah perangkat lunak yang dirancang untuk mengotomatiskan proses pencadangan, mempermudah dan memastikan orang-orang mencadangkan file mereka secara rutin. Beberapa perusahaan memproduksi perangkat lunak pencadangan gratis dengan fungsionalitas dasar, dan juga dimungkinkan untuk membeli suite pencadangan yang memiliki serangkaian pengaturan dan opsi yang dapat digunakan untuk menyesuaikan proses pencadangan. Bagi orang yang kesulitan mengingat untuk mencadangkan, atau orang yang berurusan dengan materi penting, perangkat lunak pencadangan bisa sangat berguna.
Biasanya, perangkat lunak pencadangan memiliki mode otomatis dan mode manual. Saat perangkat lunak pertama kali dibuka, pengguna akan diminta untuk memilih dari serangkaian pengaturan, mulai dari tempat file akan dicadangkan hingga seberapa sering pencadangan harus dilakukan. Pada perangkat lunak canggih, pengguna mungkin dapat memilih untuk mencadangkan ke server di lokasi luar kantor, hard drive eksternal, atau media penyimpanan seperti CD. Beberapa perangkat lunak pencadangan dirancang khusus untuk pencadangan online, memindahkan file ke server luar situs yang aman, dan memungkinkan pengguna untuk mengambil file mereka dari situs web. Selain berguna jika terjadi kehilangan data, ini juga berguna bagi orang-orang dengan banyak kantor, karena perangkat lunak ini dapat disetel untuk menyinkronkan setiap hari untuk menjaga versi file yang berfungsi saat ini tersedia di mana saja.
Dalam mode otomatis, perangkat lunak pencadangan memulai pencadangan pada interval waktu yang ditentukan oleh pengguna. Perangkat lunak memulai pencadangan secara otomatis, meminta pengguna jika diperlukan, dan penggantian manual diperlukan untuk menghentikan pencadangan. Perangkat lunak otomatis juga dapat diprogram untuk meminta pengguna membuat cadangan secara berkala, daripada memulai pencadangan sendiri. Dalam mode manual, pengguna mengaktifkan perangkat lunak ketika dia ingin membuat cadangan materi.
Selain mencadangkan file sepenuhnya, perangkat lunak pencadangan juga dapat menyimpan pengaturan tertentu, termasuk data di browser web. Perangkat lunak juga dapat menghasilkan disk pemulihan yang dapat digunakan untuk memulihkan sistem operasi jika komputer disusupi. Pengguna biasanya juga dapat memilih antara cadangan penuh setiap file, dan cadangan hanya file yang dipilih, atau file yang telah diubah dalam jangka waktu tertentu.
Pencadangan reguler sangat disarankan untuk pengguna komputer, karena kehilangan data bisa sangat membuat frustrasi. Orang-orang juga harus secara rutin memeriksa materi yang dicadangkan dan diarsipkan untuk memastikan bahwa materi tersebut masih dapat diakses. Membuat salinan ganda dari cadangan bisa menjadi ide yang baik, untuk memastikan bahwa data akan dapat diakses saat dibutuhkan.