Penulis korespondensi biasanya adalah salah satu dari beberapa penulis yang mengerjakan makalah atau laporan yang telah diserahkan ke jurnal atau majalah untuk ditinjau dan dipublikasikan. Ini sering digunakan dalam jurnal profesional, terutama untuk bidang bergengsi seperti psikologi atau kedokteran. Ketika sekelompok peneliti dan penulis bekerja sama pada sebuah makalah, yang tidak jarang di bidang ini, mereka biasanya memilih satu orang di antara mereka sendiri untuk mengirimkan makalah ke jurnal atau publikasi lain. Penulis korespondensi adalah orang yang dipilih dalam grup untuk bertanggung jawab atas semua kontak dan korespondensi dengan majalah yang mereka hubungi.
Kadang-kadang juga disebut “rekan penulis yang ditunjuk,” penulis yang sesuai tidak selalu lebih penting daripada penulis lain dari sebuah makalah, tetapi hanya memikul tanggung jawab lain ketika berurusan dengan penerbitan makalah itu. Jika hanya satu penulis yang mengerjakan proyek tertentu, maka dia secara default adalah penulis yang sesuai untuk setiap temuan yang ingin dia publikasikan. Judul ini dapat menjadi penting untuk proyek atau makalah yang merupakan hasil dari banyak karya dari banyak penulis, yang semuanya ingin agar karya mereka ditinjau dan diterbitkan.
Ketika sekelompok individu ingin menerbitkan artikel atau makalah bersama, maka para anggota memilih satu di antara mereka sendiri untuk bertindak sebagai penulis yang sesuai. Dalam hal ini, “korespondensi” menunjukkan bahwa orang tersebut bertanggung jawab atas semua korespondensi atau komunikasi antara kelompok penulis dan majalah. Dia biasanya orang yang mengirimkan makalah langsung ke jurnal atau majalah, memberikan nama-nama penulis lain tetapi seringkali hanya memberikan informasi kontaknya sendiri. Setelah kontak ini terjalin, maka penulis yang sesuai adalah satu-satunya orang yang memiliki komunikasi langsung dengan publikasi tersebut.
Penggunaan penulis yang sesuai mencegah banyak penulis memperlambat proses peninjauan dan publikasi. Setiap pertanyaan atau komentar yang mungkin dimiliki publikasi mengenai karya yang dikirimkan dapat ditujukan kepada satu penulis, yang kemudian dapat berbicara dengan penulis lain dan memberikan tanggapan tunggal yang otoritatif. Penulis terkait biasanya bertanggung jawab untuk meninjau draf dan perubahan apa pun yang dikirim oleh penerbit. Inilah sebabnya mengapa pilihan penulis untuk bertindak sebagai suara kelompok itu penting, karena kesalahan atau perubahan yang salah yang dicetak adalah tanggung jawab individu ini.