Jumlah yang dibayarkan majikan kepada karyawan mungkin kurang dari upah sebenarnya karena pemotongan pajak gaji wajib. Di AS, biaya ini harus mematuhi undang-undang penggajian negara bagian dan federal. Pajak umum atas upah termasuk pajak pengangguran negara bagian, pajak penghasilan, dan biaya untuk Undang-Undang Kontribusi Asuransi Federal AS, juga dikenal sebagai FICA. Jumlah sebenarnya dari pemotongan untuk masing-masing pajak ini biasanya dihitung berdasarkan upah karyawan.
Undang-undang pajak FICA diberlakukan pada tahun 1937. Pengurangan pajak gaji ini dirancang untuk membantu pekerja dengan biaya pensiun, tunjangan kesehatan, dan untuk memberikan pembayaran kepada mereka yang menjadi cacat. Dana dari FICA akhirnya berkembang menjadi lembaga modern yang dikenal sebagai Jaminan Sosial, Medicare, dan pekerja disabilitas. Jaminan Sosial adalah pensiun pensiun yang didanai pajak, sedangkan Medicare adalah perawatan kesehatan yang dibayar pemerintah untuk orang berusia 65 tahun ke atas. Di bawah aturan disabilitas, karyawan yang terluka atau sakit dan tidak dapat bekerja dapat diberikan tunjangan hidup disabilitas.
Dalam sistem Amerika saat ini, majikan bertindak sebagai agen untuk agen pajak pemerintah, menggunakan pemotongan pajak gaji untuk menghapus jumlah uang yang tepat dari setiap gaji dan kemudian mentransfer dana tersebut ke lembaga pemerintah penerima. Pajak atas gaji terjadi berdasarkan pembayaran sesuai penggunaan. Ini berarti bahwa pengusaha memotong pajak penghasilan dari karyawan untuk setiap periode pembayaran, yang mungkin mingguan, dua mingguan, atau bulanan. Pengusaha menggunakan tiga faktor untuk menghitung berapa banyak pajak yang harus dikurangi dari gaji: tunjangan, pendapatan total, dan lamanya periode gaji.
Majikan menetapkan tunjangan setiap karyawan saat pekerja mengisi Sertifikat Tunjangan Pemotongan Karyawan, juga dikenal sebagai formulir pajak W-4, saat mereka dipekerjakan. Tunjangan termasuk karyawan itu sendiri, pasangannya, masing-masing anak dan tanggungan lainnya. Internal Revenue Service, atau IRS, melengkapi majikan dengan tabel pemotongan saat ini yang menunjukkan pemotongan pajak gaji untuk setiap tingkat upah dan tunjangan. Majikan kemudian mempertahankan bagian dari gaji karyawan yang ditunjukkan oleh tabel pemotongan IRS dan akhirnya mentransfer dana tersebut ke pemerintah.
Undang-Undang Pajak Pengangguran Federal, atau FUTA, adalah program yang sebagian didanai oleh Jaminan Sosial. FUTA, kadang-kadang hanya dikenal sebagai ‘pengangguran’, membuat pembayaran terbatas kepada karyawan yang kehilangan pekerjaan bukan karena kesalahan mereka sendiri. Majikan membayar bagian federal dari pajak pengangguran, tetapi pembayarannya didasarkan pada jumlah gaji yang dibayarkan kepada karyawan. Pengusaha dengan riwayat pekerjaan yang tidak stabil dapat membayar tarif pajak pengangguran yang lebih tinggi.