Pengiriman yang dikumpulkan melewati biaya pengiriman ke penerima, bukan menjadikannya tanggung jawab pengirim. Pengiriman seperti itu sering kali dikirim berdasarkan apa yang dikenal sebagai istilah Freight on Board (FOB), di mana penjual setuju untuk membayar biaya untuk memindahkan pengiriman ke pelabuhan dan ke kapal, tetapi pembeli bertanggung jawab untuk hal lainnya. Persyaratan pengiriman biasanya diuraikan dalam perjanjian dan kontrak penjualan untuk memastikan setiap pihak mengetahui ekspektasi. Jika terjadi perselisihan, dokumentasi ini dapat membantu menyelesaikan masalah.
Berdasarkan ketentuan pengiriman yang dikumpulkan, penjual atau agen bertanggung jawab untuk mengemas kargo secara bertanggung jawab, dalam wadah kokoh yang akan tahan terhadap pengiriman, dan mengangkutnya ke perusahaan pengiriman atau mengatur pengambilan. Untuk pengiriman besar yang diukur dalam muatan peti kemas, biasanya perusahaan membutuhkan transportasi ke pelabuhan atau tempat pengiriman barang. Paket kecil dari bisnis ke pelanggan, di sisi lain, dapat diambil oleh pengemudi pada rute pengiriman.
Penjual menanggung biaya yang terkait dengan pengiriman pengambilan ke perusahaan pengiriman, dan memuatnya ke kapal, jika berlaku. Pada titik ini, semua biaya menjadi tanggung jawab pembeli. Ini termasuk biaya tetap yang terkait dengan pengiriman serta pembayaran tambahan untuk asuransi, pajak, bea, dan berbagai biaya lain yang mungkin timbul. Penjual dapat memberikan perkiraan biaya ini kepada pembeli, atau informasi tentang cara mendapatkannya dari perusahaan pengiriman, sehingga mereka tahu apa yang diharapkan.
Terminologi yang digunakan dalam pelayaran tidak konsisten secara internasional. Perusahaan tidak boleh merujuk pada “mengumpulkan pengiriman”, alih-alih menggunakan istilah seperti “pengumpulan barang” atau lainnya. Pembeli dan agen yang tidak yakin tentang tanggung jawab mereka dapat meminta klarifikasi dan diskusi terperinci tentang istilah yang digunakan. Hal ini memungkinkan mereka untuk menentukan biaya mana yang akan mereka tanggung, sehingga mereka dapat mempersiapkan, atau bernegosiasi, jika perlu. Pembeli mungkin, misalnya, meminta penjual menanggung biaya pengiriman sebagai bagian dari negosiasi.
Setelah barang dikirim ke pembeli dan tampak rapi, persyaratan penagihan bersih perusahaan pengiriman mulai berlaku untuk pengiriman yang dikumpulkan. Pelanggan memiliki jangka waktu tertentu, seperti 30 hari, untuk membayar tagihan. Jika ada masalah, pembeli perlu menyengketakan tagihan dan memberikan dokumentasi untuk menyelesaikan masalah tersebut. Ini mungkin termasuk bukti bahwa kiriman yang dikumpulkan tiba dalam keadaan rusak atau terlambat, mendukung klaim bahwa tagihannya tidak masuk akal.