Ketika seorang karyawan menggunakan kendaraan pribadinya untuk menjalankan bisnis untuk kepentingan majikannya, ia dapat menerima pembayaran untuk biaya terkait dalam bentuk penggantian jarak tempuh. Dengan melakukan ini, sebuah perusahaan menyerap sebagian dari biaya bahan bakar dan keausan mobil pada tingkat yang telah ditentukan, meringankan beban keuangan karyawan. Di Amerika Serikat, ini adalah manfaat opsional; dengan demikian, pemerintah AS juga dapat mengizinkan pengurangan pajak untuk perusahaan atau individu yang menggunakan mobil untuk tujuan bisnis. Biasanya, perusahaan mendasarkan tingkat penggantian jarak tempuh pada pedoman yang ditetapkan oleh badan pengatur nasional, seperti Internal Revenue Service (IRS) di AS, tetapi tidak selalu.
Karyawan yang bekerja untuk organisasi yang menawarkan penggantian jarak tempuh biasanya diminta untuk memberikan akun yang akurat tentang jarak tempuh bisnis yang mereka kendarai. Sebagian besar perusahaan memiliki formulir standar, yang disebut laporan pengeluaran, di mana karyawan melengkapi informasi terkait yang menguraikan tempat di mana dia mengemudi, jumlah mil yang dia tempuh untuk sampai ke sana, dan tujuan bisnis untuk setiap kunjungan tertentu. Ketika manajemen menyetujui laporan pengeluaran, karyawan tersebut kemudian diganti untuk biaya yang dia keluarkan. Ini biasanya dihitung dengan mengambil jumlah mil bisnis yang ditempuh dan mengalikan angka itu dengan tingkat penggantian saat ini yang ditetapkan oleh pemberi kerja.
Di Amerika Serikat, IRS menerbitkan tarif jarak tempuh standar opsional berdasarkan biaya pengoperasian mobil. Harga gas dari tahun sebelumnya umumnya dipertimbangkan dalam perkiraan juga. Pengusaha dapat memilih untuk mengganti anggota staf berdasarkan tarif yang disarankan ini. Mereka juga dapat menyimpang dari itu atas kebijaksanaan mereka sendiri.
Beberapa perusahaan memilih untuk tidak menawarkan penggantian mileage sama sekali. Namun, ketika mereka melakukannya, mereka kemudian berhak untuk memasukkan biaya itu sebagai pengurang pajak atas pengembalian perusahaan mereka. Demikian juga, orang yang tidak menerima penggantian jarak tempuh dari majikan mereka mungkin juga memenuhi syarat untuk merinci pengeluaran mobil sebagai pengurang pengembalian pajak penghasilan pribadi mereka.
Perjalanan dari rumah seseorang ke tempat kerja biasanya tidak dapat diganti baik untuk unit kerja atau individu. Dengan kata lain, jika seseorang biasanya berkendara 20 mil per hari dari rumahnya ke kantornya, dia biasanya tidak dapat mengklaim itu sebagai pengeluaran yang sah. Namun, sepanjang hari, jika ia berkendara ke lokasi lain untuk melakukan panggilan penjualan atau melakukan bisnis untuk majikannya, ia biasanya dapat meminta kompensasi untuk perjalanan tambahan saat penggantian mileage ditawarkan.