Pengadaan RFP adalah proses penerbitan request for proposal (RFP) untuk mendapatkan penawaran pengadaan barang atau jasa. Proses pengadaan RFP secara luas digunakan secara internasional sebagai sarana yang sesuai untuk jenis pengadaan atau aktivitas pembelian tertentu. Meskipun nilainya bervariasi menurut perusahaan, pembelian atau kontrak atas nilai dolar tertentu dikelola melalui RFP. Tergantung pada industrinya, pengadaan RFP juga digunakan untuk: proyek profil tinggi, proyek bernilai dolar besar, kontrak untuk sekeranjang barang atau jasa, dan untuk proyek yang mungkin memiliki konflik kepentingan.
Dalam proses RFP, klien bertanggung jawab untuk membuat dokumen dengan semua spesifikasi, detail, dan tenggat waktu yang diperlukan. Informasi ini kemudian diberikan ke daftar pemasok potensial yang telah diperiksa sebelumnya atau diposting di jaringan terbuka, sehingga semua pemasok memiliki akses ke permintaan tersebut. Pemasok memiliki kerangka waktu tertentu untuk merespons, bersama dengan protokol dan prosedur seputar pemberian kontrak.
Berdasarkan undang-undang kontrak, proses RFP diakui sebagai metode yang adil dan merata untuk mengumpulkan tanggapan vendor dan memberikan kontrak. Dasar utama untuk penilaian ini didasarkan pada transparansi proses. Pelanggan yang memberikan kontrak kepada pemasok tanpa data pendukung berdasarkan proses RFP dapat digugat di pengadilan perdata. Tanggung jawab ada pada pelanggan untuk memberikan dokumentasi dan bukti bahwa proses pemberian itu adil dan merata. Kegagalan untuk memberikan informasi pendukung ini akan mengakibatkan denda berat, yang harus dibayarkan kepada pemasok yang gagal.
Proyek profil tinggi atau bernilai dolar tinggi mendapat manfaat dari proses RFP, karena mendorong pemasok untuk memberikan kombinasi harga, kualitas, dan layanan terbaik. Proses pengambilan keputusan lebih mudah, karena kriterianya jelas, dan semua pemasok wajib memberikan informasi yang sama. Selain itu, proses ini mengelola interaksi antara staf penjualan dan klien, memungkinkan kedua belah pihak untuk fokus pada masalah dan persyaratan inti.
Kontrak untuk sekeranjang barang cukup rumit. Pendekatan ini biasanya digunakan saat memilih pemasok untuk pembelian multiguna, dan bukan komoditas tertentu. Misalnya, kontrak perlengkapan kantor diberikan berdasarkan kombinasi harga, pengiriman, dan layanan. Untuk membandingkan harga secara adil, respons didasarkan pada sekeranjang barang tertentu. Fokus ini menyediakan alat yang diperlukan untuk mempersempit fokus ke nilai yang dapat diukur.
Konflik kepentingan dapat terjadi jika orang yang bertanggung jawab atas pengadaan atau kelompok pengguna memiliki hubungan pribadi dengan perusahaan yang menyediakan layanan atau produk ini. Menggunakan pengadaan RFP memungkinkan perusahaan untuk menutupi nama responden, menambahkan orang yang berbeda ke komite evaluasi, atau menggunakan staf lain untuk membuat keputusan. Ini adalah cara terbaik untuk menghindari litigasi yang mahal.