Pengadaan negara adalah proses yang digunakan oleh masing-masing negara bagian untuk mendapatkan pasokan, personel, dan peralatan yang mereka butuhkan. Kantor pengadaan negara dapat menangani pengadaan segala sesuatu untuk semua lembaga negara, mulai dari kantor perwakilan negara yang membutuhkan pensil hingga kru jalan negara yang membutuhkan buldoser, atau dapat mengizinkan masing-masing lembaga negara untuk mengurus kebutuhan pengadaan mereka sendiri, mengawasi pengadaan kebijakan di seluruh negara bagian. Pada hari tertentu, kantor pengadaan negara dapat memperoleh apa saja mulai dari cat untuk jembatannya hingga peralatan medis untuk rumah sakit negara.
Pengadaan bisa menjadi proses yang kompleks. Petugas pengadaan bertanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan yang menjadi perhatian kantor pengadaan. Pegawai negara bagian dapat memberikan pesanan pembelian kepada kantor dengan permintaan yang sangat spesifik, atau mereka dapat menghubungi kantor pengadaan negara bagian untuk mendapatkan bantuan dalam menentukan apa yang akan memenuhi kebutuhan mereka, dan menemukan pilihan terbaik. Untuk barang-barang esoteris, kantor pengadaan negara dapat melakukan penelitian yang cukup untuk menentukan pilihan pembelian terbaik.
Selain memperoleh barang dan jasa untuk negara melalui pembelian, sewa, atau perdagangan, kantor pengadaan negara juga menetapkan kebijakan. Misalnya, kantor pengadaan dapat menentukan bahwa ketika lembaga negara membutuhkan peralatan, mereka harus menyampaikan permintaan tersebut ke lembaga lain terlebih dahulu, untuk melihat apakah lembaga tersebut telah menggunakan dan memfungsikan peralatan yang ingin mereka jual atau perdagangkan. Demikian pula, kantor pengadaan negara dapat mengeluarkan arahan bahwa barang harus diperoleh dari penyedia di negara bagian, jika memungkinkan, atau bahwa pengadaan negara juga harus menekankan tanggung jawab lingkungan, memilih barang yang berwawasan lingkungan.
Ketika kantor pengadaan negara perlu mendapatkan sesuatu, itu membuka permintaan penawaran. Misalnya, jika kru jalan membutuhkan kendaraan baru, kantor pengadaan negara akan menunjukkan bahwa ia memiliki kontrak untuk menyediakan kendaraan jalan yang tersedia. Perusahaan yang membuat, menyewakan, atau menjual kendaraan akan memiliki kesempatan untuk menawar kesempatan untuk memberikan kendaraan kepada negara, dengan kantor pengadaan meninjau tawaran untuk menentukan pilihan terbaik. Karena kontrak negara bisa sangat menguntungkan, proses penawaran bisa menjadi sangat kompetitif.
Biasanya, kantor tersebut berkantor pusat di ibu kota negara bagian. Ini nyaman bagi lembaga negara yang juga berkantor pusat di ibu kota, karena memudahkan untuk tetap berhubungan dengan kantor pengadaan. Kantor cabang mungkin berlokasi di wilayah lain negara bagian, bersama dengan gudang untuk persediaan.