Istilah pengadaan bisnis digunakan untuk menggambarkan kegiatan yang berkaitan dengan pembelian barang dan jasa untuk suatu badan usaha. Pengadaan atau pembelian merupakan fungsi administrasi penting yang menggunakan pengurangan biaya dan teknik perencanaan strategis jangka panjang untuk mengelola biaya keluar. Bidang pengadaan bisnis memiliki tiga bidang fokus utama: tender, manajemen vendor, dan pembelian strategis.
Orang yang bekerja dalam pengadaan bisnis dikenal sebagai profesional pengadaan. Ada tiga jabatan utama dalam pengadaan: pembeli, petugas pengadaan, dan manajer pengadaan. Pembeli bertanggung jawab untuk mengelola pembelian komoditas dari pemasok yang dipilih. Petugas pengadaan mengelola proses tender dan pemilihan vendor. Tanggung jawab utama manajer pengadaan adalah keseluruhan operasi departemen dan negosiasi dengan pemasok bernilai dolar besar.
Tender adalah proses mengundang pemasok potensial untuk meninjau dokumen persyaratan terperinci dan mengajukan penawaran mereka untuk bisnis. Dokumen persyaratan berisi total nilai dolar dan panjang kontrak, jenis produk atau layanan yang diperlukan, persyaratan kualitas, dan persyaratan kontrak. Sejumlah besar tuntutan hukum perdata didasarkan pada kekurangan atau bias yang dirasakan dalam proses tender. Mengikuti proses bisnis yang tepat dan memastikan tender yang adil dan transparan sangat penting.
Ada tiga istilah yang umum digunakan dalam bisnis pengadaan: permintaan proposal (RFP), permintaan informasi (RFI), dan permintaan penawaran (RFQ). Jenis tanggapan yang diperlukan ditunjukkan dalam isi dokumen, bersama dengan tanggal dan informasi kontak. Ketiga istilah tersebut digunakan untuk menggambarkan proses ketika vendor diundang untuk merespons atau persyaratan diposting di situs web publik atau alat pengadaan, yang memungkinkan berbagai pemasok untuk merespons. Tanggal sangat penting dalam proses ini, dan mengabaikan tenggat waktu atau melewatkannya akan mengecualikan tanggapan dari pertimbangan. Pastikan untuk mendapatkan tanda terima dengan cap waktu dan tanggal yang menunjukkan kapan dokumen diterima oleh departemen pembelian, untuk menghindari pengecualian.
Manajemen vendor termasuk memastikan kepatuhan kontrak, bertindak sebagai kontak utama untuk masalah yang terkait dengan layanan dan penyelesaian sengketa, serta mengelola pembayaran atau klausul yang dinegosiasikan ke dalam kontrak. Meskipun banyak upaya difokuskan pada tender awal dan penulisan kontrak, manajemen vendor adalah satu-satunya metode untuk memastikan bahwa perusahaan benar-benar memperoleh penghematan yang diharapkan. Manajemen yang efektif menghasilkan biaya operasi yang lebih rendah, layanan yang efisien, dan posisi tawar yang lebih kuat selama putaran negosiasi berikutnya.
Pembelian strategis adalah proses pembelian yang direncanakan. Dalam organisasi tipikal, setiap departemen mengajukan pembelian yang direncanakan untuk tahun tersebut ke departemen anggaran atau pengadaan. Staf mencari kesamaan, atau peluang untuk menggabungkan produk terkait. Pembelian yang lebih kecil ini kemudian dapat dilelang, memungkinkan banyak pemasok memiliki kesempatan untuk menyediakan barang dan jasa ini. Secara keseluruhan, proses ini menghasilkan biaya pembelian yang lebih rendah bagi organisasi.