Penafian email adalah pernyataan yang ditambahkan di bagian bawah email untuk membatasi tanggung jawab perusahaan jika terjadi masalah atau tuntutan hukum. Meskipun penafian email tidak mencegah perusahaan dituntut, hal ini dapat membantu mencegah orang menuntut sejak awal. Penafian email juga dapat menunjukkan kepada pengadilan bahwa perusahaan mengambil tindakan untuk mencoba dan mencegah masalah terjadi sejak awal. Contoh umum penafian email adalah pernyataan yang menyatakan bahwa perusahaan tidak bertanggung jawab atas virus apa pun yang mungkin berasal dari email karyawan, atau penerima email dilarang membagikan informasi sensitif yang ditemukan di dalam pesan.
Jenis penafian email bervariasi tergantung pada apa yang coba dilindungi oleh perusahaan. Contoh umum berkaitan dengan informasi rahasia, tindakan karyawan perusahaan, dan aturan tentang pembatasan kontrak. Perusahaan dapat menambahkan disclaimer email ke semua email yang menyatakan bahwa karyawan tidak dapat membuat kontrak tanpa terlebih dahulu disetujui melalui perusahaan, dan menyatakan bahwa perusahaan tidak bertanggung jawab jika karyawan mengirimkan virus atau informasi tidak pantas lainnya melalui sistem email perusahaan .
Gagasan di balik penafian email hanyalah untuk menyatakan bahwa perusahaan telah melakukan yang terbaik untuk mencegah informasi yang tidak akurat atau berbahaya masuk ke sistem email, tetapi perusahaan tidak bertanggung jawab jika hal itu terjadi. Untuk mendukung hal ini, perusahaan harus menetapkan kebijakan karyawan dengan aturan yang memperjelas apa yang dapat dan tidak dapat dilakukan oleh karyawan melalui sistem email perusahaan. Jika dibawa ke pengadilan, perusahaan dapat menunjukkan penafian dan kebijakan email sebagai bukti bahwa perusahaan telah mengambil semua tindakan yang diperlukan untuk mencegah terjadinya masalah.
Meskipun penafian email dapat membantu melindungi perusahaan, namun tidak mudah. Jika perusahaan melanggar hukum atau dituntut, penafian email mungkin atau mungkin tidak melindunginya di pengadilan. Ini tidak berfungsi sebagai pernyataan hukum, melainkan tanda bahwa perusahaan mengambil setiap tindakan yang tersedia untuk mencegah tindakan ilegal.
Cara penting lainnya yang dapat dilakukan perusahaan untuk melindungi dirinya sendiri adalah dengan memastikan penafian email singkat, mudah dimengerti, dan mudah diidentifikasi sehingga tidak bingung dengan teks biasa email. Penafian dalam font warna yang berbeda atau ukuran font yang besar akan menarik perhatian mereka sendiri. Perusahaan harus berunding dengan pengacara atau penasihat hukum lainnya jika memerlukan bantuan untuk menulis penafian email. Jika perusahaan merasa berisiko tinggi untuk dituntut, maka perusahaan harus mengambil langkah lain yang lebih mengikat secara hukum untuk mencegah timbulnya masalah.