Pemrosesan back office adalah tindakan memproses dokumen sehingga pesanan berjalan atau dokumen mulai berlaku. Kecuali untuk kasus yang jarang terjadi, semua pemrosesan secara teknis adalah back office. Istilah “pemrosesan back office” adalah istilah umum yang melibatkan pemrosesan hampir semua dokumen; ada pemrosesan penggajian, pemrosesan faktur dan pemrosesan basis data, antara lain. Sementara sebagian besar perusahaan akan melakukan pemrosesan ini di back office mereka sendiri, beberapa melakukan outsourcing ke perusahaan lain yang melakukan layanan back office. Pemrosesan dokumen dapat dilakukan secara manual, otomatis atau dengan campuran keduanya; sebagian besar pemrosesan di awal abad ke-21 adalah campuran.
Ketika formulir atau file diisi, baik oleh konsumen atau karyawan, itu harus diproses agar formulir dapat berlaku. Karyawan back office — pekerja yang mendukung perusahaan tetapi tidak terlihat oleh pelanggan — melakukan pemrosesan ini. Terkadang seorang pegawai kantor depan akan melakukan pemrosesan, seperti perwakilan bank yang memproses formulir di depan pelanggan untuk menentukan apakah dia memenuhi syarat untuk mendapatkan kartu kredit, tetapi sebagian besar pemrosesan adalah pemrosesan di belakang kantor. Hal ini memungkinkan kantor depan untuk berinteraksi dengan pelanggan, tanpa pelanggan duduk-duduk menunggu formulir dimasukkan ke komputer.
Dokumen yang ditangani dalam pemrosesan back office bervariasi. Karyawan back office dapat memproses permintaan penggajian, faktur dari vendor, penagihan pelanggan, dokumen verifikasi, dan banyak file dan formulir lainnya. Jika sebuah perusahaan memiliki formulir atau file, biasanya akan melewati departemen back office ini di beberapa titik.
Jika pemrosesan back office diperlukan, hal itu dapat dilakukan baik secara in-house atau oleh perusahaan lain. Sebagian besar perusahaan menggunakan back office in-house, karena perusahaan dapat secara langsung mengawasi pekerja back office. Ini membantu memastikan kemungkinan yang lebih rendah bahwa dokumen sensitif akan dicuri atau dirusak. Perusahaan juga dapat menugaskan layanan back office melalui bisnis independen untuk melakukan tugas yang sama.
Dokumen dapat diproses secara manual, otomatis atau dengan menggunakan kombinasi keduanya. Pemrosesan back office manual tidak melibatkan komputer; sebagai gantinya, karyawan back office hanya menulis informasi dalam sebuah buku. Pemrosesan otomatis dilakukan sepenuhnya oleh komputer, tanpa interaksi manusia. Sebagian besar pemrosesan melibatkan kedua metode; karyawan back office akan memasukkan informasi ke dalam komputer, dan komputer akan menambahkan dokumen ke database dan melakukan langkah pemrosesan lain yang diperlukan.