Pemindai dokumen adalah mesin yang dapat menyalin item fisik dan mentransfer gambarnya ke komputer. Ada beberapa jenis mesin ini, termasuk pemindai flatbed dan pemindai sheet-fed. Menggunakan mesin seperti itu umumnya membutuhkan perangkat lunak khusus. Dalam kebanyakan kasus, pemindai dokumen dirancang khusus untuk menyalin gambar atau teks di atas kertas.
Pemindai dokumen dapat berupa mesin yang berdiri sendiri, atau mungkin merupakan bagian dari perangkat multifungsi yang lebih besar. Mesin ini memungkinkan dokumen untuk disalin secara digital, dan gambar dokumen dapat dilihat di komputer. Beberapa bagian utama pemindai adalah pelat kaca, kepala pemindai, dan penutup.
Pada pemindai flatbed, penutup diangkat dan dokumen diletakkan menghadap ke bawah pada pelat kaca. Setelah penutup ditutup dan mesin dihidupkan, kepala pindai menelusuri dokumen dari satu ujung ke ujung lainnya. Hasilnya kemudian dikirim dari pemindai dokumen ke komputer. Jika komputer tidak tersedia, banyak dari mesin ini memiliki memori yang dapat menyimpan informasi yang disalin.
Pemindai flatbed umumnya dirancang untuk gambar dan teks. Namun, dimungkinkan untuk memindai objek dengan perangkat. Hal ini dapat dilakukan dengan hanya menempatkan item di piring kaca. Namun perlu diperhatikan bahwa hanya bagian dari gambar yang bersentuhan dengan pelat kaca yang kemungkinan akan disalin. Dalam beberapa kasus, pemindai flatbed mungkin menyertakan pengumpan lembar, yang secara otomatis melewatkan dokumen melalui pemindai tanpa perlu membuka perangkat dan memposisikan setiap halaman satu per satu.
Pemindai lembaran tidak memiliki penutup atau pelat kaca. Dalam kebanyakan kasus, pengguna mengumpankan dokumen yang perlu disalin ke dalam slot atau pengumpan lembar di mesin. Dokumen biasanya dipindahkan melalui mesin secara otomatis. Saat bergerak, data yang ada di dokumen disalin oleh kepala pindai dan dokumen asli dikeluarkan.
Dalam beberapa kasus, pemindai adalah salah satu komponen dari mesin yang lebih besar. Misalnya, ada mesin kombinasi yang menyertakan pemindai selain mesin faks, fotokopi, dan printer. Sebelum jenis pemindai apa pun dapat berfungsi dengan komputer, biasanya diperlukan untuk memuat perangkat lunak tertentu ke komputer. Setelah ini selesai, mesin sering kali dapat dikendalikan menggunakan komputer.
Kebanyakan pemindai terhubung ke komputer melalui kabel yang terhubung ke port yang tersedia, seringkali port USB. Pemindai dokumen dapat dihubungkan ke jaringan sehingga dapat berfungsi dengan banyak komputer tanpa terhubung langsung ke masing-masing komputer. Pemindai dokumen juga biasanya memiliki kabel catu daya. Kabel daya ini sering kali dapat dilepas, yang memungkinkannya untuk dipertukarkan jika mesin perlu digunakan di negara-negara dengan sistem kelistrikan yang berbeda.