Seorang pemegang buku adalah seseorang yang menyimpan catatan keuangan untuk bisnis, secara tradisional dalam bentuk buku besar atau jurnal yang kadang-kadang bahasa sehari-hari disebut “buku.” Sementara seorang pemegang buku melakukan tugas-tugas akuntansi dasar, dia secara teknis bukan akuntan yang berkualifikasi, menerima pelatihan yang jauh lebih sedikit dan tidak tunduk pada sertifikasi hukum. Seorang pemegang buku dapat bekerja untuk sebuah bisnis, atau mengontrakkan kepada individu dan kelompok kecil, menangani pembukuan untuk beberapa klien sekaligus.
Seseorang yang bekerja sebagai pembukuan bertanggung jawab untuk mencatat setiap transaksi keuangan yang dilakukan oleh suatu bisnis. Dia mencatat pembayaran yang dilakukan dan untuk apa setiap pembayaran, dan juga mencatat uang yang diambil. Entri dalam pembukuan ini harus seimbang, dengan semua pendapatan dan pengeluaran bisnis diperhitungkan dengan jelas dan ringkas.
Pada akhir periode akuntansi yang ditetapkan seperti bulan atau kuartal, pemegang buku dapat membawa pembukuan ke akuntan yang melakukan hal-hal seperti menghitung pembayaran pajak ke Internal Revenue Service atau mengeluarkan laporan resmi. Beberapa perusahaan menengah hingga besar lebih memilih untuk mempertahankan seorang akuntan dan staf akuntansi, memotong pembukuan sepenuhnya untuk efisiensi, sementara usaha kecil dan perusahaan mungkin mempertahankan pembukuan dan mempekerjakan seorang akuntan sesuai kebutuhan untuk tugas-tugas hukum seperti laporan laba rugi resmi atau pajak.
Pembukuan dan akuntansi bisa menjadi sangat kompleks, terutama saat perusahaan tumbuh. Seorang pemegang buku yang baik mampu menjadi sangat fleksibel, bekerja dengan arus informasi dan kejutan yang terus-menerus. Selain itu, dia harus baik dengan orang-orang, karena pemegang buku bekerja dengan orang-orang di semua tingkat organisasi untuk memastikan bahwa perusahaan dapat memperhitungkan semua pengeluaran, dari kamar hotel untuk konferensi terkait pekerjaan hingga kertas untuk ruang fotokopi. Dalam beberapa kasus, pemegang buku mungkin terlibat dalam aktivitas ilegal seperti memalsukan catatan di pembukuan untuk mengubah tampilan status keuangan perusahaan. Kegiatan ini kadang-kadang disebut sebagai “memasak buku”, dan itu tidak etis serta ilegal.
Seseorang yang ingin menjadi pemegang buku biasanya mengambil kursus akuntansi di perguruan tinggi dan dia mungkin menerima pelatihan kerja juga. Di beberapa wilayah di dunia, organisasi profesi menawarkan sertifikasi dan manfaat keanggotaan kepada orang-orang yang ingin bekerja sebagai pemegang buku. Organisasi-organisasi ini mungkin memiliki ujian masuk atau persyaratan keanggotaan untuk memastikan bahwa semua anggotanya memiliki kualitas yang sama.