Pemberitahuan kerugian adalah pemberitahuan resmi dari pihak tertanggung kepada penanggung bahwa beberapa jenis kerugian telah terjadi. Banyak penyedia asuransi memiliki dokumen khusus yang harus digunakan untuk mencatat pemberitahuan kehilangan, sementara yang lain hanya memberikan pedoman dasar mengenai data yang harus disertakan dalam pemberitahuan. Sementara formulir pemberitahuan kehilangan harus diserahkan secara tertulis, banyak penyedia sekarang menerima bentuk pengiriman alternatif.
Fungsi utama dari pemberitahuan kerugian adalah untuk mengingatkan perusahaan asuransi akan kehancuran sesuatu yang tercakup dalam ketentuan polis asuransi. Dalam beberapa kasus, pemberitahuan ini akan mendahului pengajuan klaim formal. Namun, banyak penyedia akan mengirimkan perwakilan atau pengatur untuk menilai jumlah kerusakan pada barang yang diasuransikan yang disebutkan dalam pemberitahuan kehilangan dan menentukan apakah klaim harus diajukan. Jika adjuster setuju dengan pernyataan yang dibuat dalam pemberitahuan kerugian, ia dapat membantu pihak tertanggung mengajukan klaim di tempat.
Dalam situasi di mana perlu untuk menggunakan formulir pemberitahuan kehilangan yang disetujui oleh penyedia, tertanggung dapat menghubungi agen dan meminta salinan formulir tersebut. Ini sering terjadi ketika penyedia menanggung berbagai jenis pertanggungan asuransi dan menggunakan format khusus untuk setiap jenis polis yang ditawarkan kepada konsumen. Misalnya, penghancuran rumah mungkin memerlukan formulir pemberitahuan kehilangan harta benda, sedangkan kerusakan perhiasan memerlukan formulir pemberitahuan kehilangan yang disusun khusus untuk barang pribadi yang diasuransikan.
Rincian mengenai cara memberitahu penanggung dengan benar jika terjadi semacam kerugian biasanya ditemukan dalam syarat dan ketentuan polis itu sendiri. Di sini, pihak tertanggung akan mendapatkan informasi tentang seberapa cepat kerugian harus dilaporkan, format yang diperlukan, dan detail pendukung apa yang harus disertakan. Mengikuti ketentuan yang terdapat dalam polis membantu memastikan bahwa pemberitahuan kehilangan pertama diterima dan pemrosesan klaim berikutnya tidak diperlambat.
Sementara sebagian besar perusahaan asuransi pernah mengharuskan pemberitahuan kerugian diajukan dengan menyerahkan dokumen kertas ke agen atau melalui surat pos, banyak penyedia menerima alternatif hari ini. Beberapa orang akan menganggap pemberitahuan lisan dalam bentuk panggilan telepon antara pihak tertanggung dan perusahaan asuransi sudah cukup. Orang lain akan menerima pemberitahuan melalui email, dengan pemberitahuan yang muncul di badan email atau sebagai lampiran. Seperti semua jenis pemberitahuan kehilangan, opsi alternatif ini harus diarahkan ke departemen atau kontak yang tepat agar dianggap diteruskan dengan benar.