Pemangku kepentingan proyek adalah pihak yang berkepentingan, keuangan atau lainnya, dalam pengembangan dan hasil proyek. Ini termasuk pemilik perusahaan, pengguna akhir, anggota tim pengembangan, dan investor. Manajer proyek harus menyeimbangkan kebutuhan berbagai pemangku kepentingan sambil mengendalikan pengembangan dan produksi, dengan tujuan memuaskan sebanyak mungkin pemangku kepentingan tanpa mengorbankan kualitas akhir proyek. Ini bisa menjadi tindakan penyeimbangan yang rumit dalam beberapa situasi.
Pemangku kepentingan seringkali memiliki pendekatan yang berbeda terhadap suatu proyek. Pemilik perusahaan menginginkan proyek yang akan menghasilkan keuntungan, sebaiknya dengan biaya pengembangan yang rendah. Anggota tim pengembangan biasanya ingin membuat proyek sebaik mungkin, dengan fokus pada kualitas dan fitur. Konsumen dan penguji mengharapkan proyek selesai yang akan memenuhi kebutuhan mereka dan cukup fleksibel untuk digunakan dalam jangka panjang. Investor ingin melihat pengembalian atas investasi mereka dan mungkin memiliki ekspektasi khusus tentang jumlah pengembalian tersebut. Setiap pemangku kepentingan proyek harus dipertimbangkan ketika membuat keputusan.
Para pemangku kepentingan proyek mengerahkan berbagai tingkat pengaruh. Investor dan pejabat perusahaan mungkin memiliki kekuatan untuk menutup proyek atau secara radikal mengubah ruang lingkup jika mereka tidak puas, sementara penguji dan konsumen memiliki masukan pada tingkat meminta fitur dan membuat komentar. Pengaruh mereka dapat menjadi signifikan dalam jangka panjang, karena umpan balik dari kelompok fokus dan penguji membentuk desain dan menentukan siapa yang akan membeli proyek pada akhirnya. Anggota tim proyek dapat menentukan seberapa cepat proyek berlangsung dan apa yang terjadi dalam tahap pengembangan.
Setiap pemangku kepentingan proyek mungkin memiliki tingkat keterlibatan langsung juga. Pengembang paling terlibat, karena mereka mengerjakan proyek setiap hari dan membentuk fitur-fiturnya. Manajemen dapat mengambil pendekatan jarak jauh, memungkinkan manajer proyek memiliki kontrol tingkat tinggi, atau eksekutif dapat terlibat secara dekat. Seorang investor yang bertindak sebagai pemangku kepentingan proyek sering dijauhkan untuk mengurangi konflik, tetapi mungkin mengharapkan laporan berkala dan memberikan umpan balik, seperti mengancam akan menarik dana jika dia tidak menyukai arah pengembangan proyek.
Tingkat kepentingan pribadi juga dapat bervariasi dengan masing-masing pemangku kepentingan proyek. Untuk anggota tim pengembangan, karier mereka mungkin dipertaruhkan, terutama dengan proyek besar. Investor mungkin memiliki dana besar yang terikat dalam proyek, atau hanya sejumlah kecil. Di perusahaan kecil, proyek besar dapat memakan sumber daya yang signifikan, menjadikannya bagian penting dari operasi perusahaan, sementara perusahaan besar mungkin memiliki grup proyek yang relatif kecil yang tidak akan membuat atau menghancurkan perusahaan dengan aktivitas mereka. Untuk konsumen akhir, sebuah proyek bisa menjadi sangat penting; pasien yang menunggu ginjal buatan, misalnya, memiliki tingkat peminat yang tinggi.