Pelacakan inventaris adalah proses pemeliharaan sistem yang tidak hanya menangani penambahan item ke inventaris, tetapi juga pengeluaran dari inventaris yang ada. Pelacakan juga biasanya memberikan informasi yang memungkinkan untuk mengisi kembali persediaan pada waktu yang tepat. Tujuan dari setiap upaya pelacakan yang berhasil adalah untuk memastikan inventaris disimpan pada tingkat yang membantu bisnis memenuhi tujuannya. Karena ada banyak jenis inventaris yang berbeda, strategi yang digunakan sebagai bagian dari pelacakan inventaris akan bervariasi dari satu pengaturan ke pengaturan berikutnya.
Dalam hal pelacakan aktivitas dalam persediaan barang jadi, metode persediaan yang diterapkan akan memudahkan untuk memperhitungkan setiap barang yang baru saja diproduksi dan ditambahkan ke total persediaan, serta mendokumentasikan setiap pengiriman barang ke pelanggan yang mengurangi total inventaris. Secara tradisional, ini melibatkan penyimpanan catatan produksi terperinci yang diterapkan pada daftar inventaris yang sedang berjalan, serta mengurangi barang yang ditarik dari inventaris untuk memenuhi pesanan pelanggan. Saat ini, perangkat lunak inventaris komputer memungkinkan untuk terhubung langsung dengan sistem produksi dan pemesanan untuk menyesuaikan saldo inventaris secara real time, sebuah proses yang membantu mengurangi margin kesalahan dengan saldo inventaris.
Persediaan bahan baku atau bahan mentah juga dipelihara dengan menggunakan berbagai jenis metode pelacakan persediaan. Di sini, fokusnya adalah pada penerimaan bahan ke dalam inventaris saat mereka tiba di pabrik, sementara juga memperhitungkan setiap bahan baku yang dikeluarkan ke berbagai departemen di dalam pabrik kapan dan sesuai kebutuhan. Banyak strategi untuk mempertahankan permintaan persediaan untuk pemesanan ulang bahan baku ketika mereka mencapai tingkat minimum tertentu. Disebut di beberapa kalangan sebagai pemesanan berdasarkan penggunaan, metode ini membantu memastikan bahwa bahan-bahan penting untuk pengoperasian pabrik selalu tersedia, dengan bahan-bahan baru tiba tepat sebelum persediaan yang ada habis. Jika terstruktur dengan benar, pemesanan berdasarkan penggunaan membantu mencegah inventaris tinggi yang dikenakan pajak tambahan, tetapi juga menghindari biaya karena harus menutup operasi sementara karena kekurangan bahan.
Esensi perencanaan inventaris dapat disesuaikan dengan hampir semua situasi. Prinsip umum yang sama yang mengatur upaya pelacakan inventaris dari pabrik manufaktur besar juga dapat digunakan untuk menciptakan mode manajemen inventaris yang efektif untuk kantor kecil. Strategi pelacakan inventaris yang paling efektif memungkinkan untuk berfungsi dengan inventaris yang relatif ramping yang diisi ulang tepat waktu untuk memenuhi kebutuhan bisnis, tetapi tidak terlalu jauh sebelumnya sehingga barang disimpan di rak untuk jangka waktu yang lama.