Biasanya, papan kanban adalah bagan fisik yang terletak di area pusat pabrik. Ini dirancang untuk menjaga tujuan dan tugas proyek tetap terlihat oleh semua anggota tim. Papan Kanban disusun dalam baris dan kolom, dengan setiap kolom atau baris mewakili tujuan, proyek, atau anggota tim tertentu. Kartu atau tiket ditempatkan dalam sistem grid ini untuk mewakili langkah atau tugas yang terkait dengan masing-masing tujuan tersebut. Proyek sederhana mungkin hanya membutuhkan selusin kartu, sedangkan proyek kompleks mungkin melibatkan ratusan kartu kanban.
Papan Kanban adalah alat yang umum digunakan dalam lean manufacturing. Selama lean, atau manufaktur just-in-time, perusahaan berusaha untuk meminimalkan pemborosan dalam hal bahan, peralatan, dan waktu. Produsen yang menggunakan strategi ini fokus untuk memastikan bahwa setiap dolar dan menit yang dihabiskan dalam produksi menghasilkan keuntungan. Papan Kanban, yang dinamai menurut istilah Jepang untuk papan reklame atau tanda, membantu perusahaan-perusahaan ini mengoptimalkan penjadwalan dan daftar tugas.
Kartu yang digunakan pada papan kanban sering kali diberi kode warna sehingga anggota tim dapat dengan mudah memilah tugas. Pekerjaan berprioritas tinggi dapat ditulis di kartu merah, misalnya, sementara karyawan tertentu mungkin mencari kartu hijau untuk menemukan tanggung jawabnya. Kartu mungkin menempel sendiri, atau mungkin masuk ke dalam slot yang terpasang di setiap papan. Saat tugas diselesaikan atau disesuaikan, kartu dipindahkan dari papan atau ditempatkan di bagian terpisah. Tugas baru dapat ditambahkan kapan saja hanya dengan menambahkan kartu baru.
Beberapa perusahaan menggunakan papan kanban virtual alih-alih papan fisik untuk memfasilitasi komunikasi. Pabrikan mengandalkan perangkat lunak perencanaan proyek khusus untuk membuat papan ini, yang seringkali sangat mirip dengan rekanan fisik mereka. Pengguna dapat menambah atau menghapus tugas dengan mengklik mouse, atau bahkan menarik dan melepas kartu ke berbagai bagian papan. Jenis aplikasi ini berfungsi sebagai cara yang efektif bagi anggota tim di lokasi yang berbeda untuk bekerja sama dalam suatu proyek.
Papan Kanban dirancang untuk menghilangkan hambatan dalam pembuatan dan menjaga semua anggota tim pada halaman yang sama. Mereka berfungsi sebagai pengingat terus menerus dari tugas yang harus diselesaikan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Karyawan tidak dibiarkan bingung atau tidak jelas tentang urutan tugas yang harus dilakukan, sehingga mereka lebih siap untuk melakukan pekerjaan mereka. Seperti manufaktur ramping, papan kanban dirancang untuk menghilangkan pemborosan dan memaksimalkan produktivitas dan keuntungan.