Panggilan telekonferensi adalah metode rapat yang digunakan dalam bisnis ketika semua, atau beberapa, peserta rapat berada di lokasi fisik yang berbeda. Setiap peserta dalam panggilan telekonferensi kemungkinan akan diminta untuk menelepon ke lokasi pusat, baik pada nomor telepon konferensi bebas pulsa yang telah ditentukan sebelumnya, atau hanya ke nomor dalam bisnis. Jenis pertemuan telekonferensi ini menjadi semakin umum sekarang karena telecommuting adalah praktik yang populer, serta di antara bisnis dengan berbagai lokasi nasional atau internasional.
Ada banyak fleksibilitas yang terkait dengan panggilan telekonferensi. Misalnya, setiap peserta dalam panggilan saya tetap di mejanya sendiri tanpa perlu menghabiskan hari di ruang konferensi. Selain itu, panggilan dapat direncanakan berdasarkan jadwal setiap orang, meskipun ini mungkin sedikit lebih rumit jika peserta rapat tinggal di zona waktu yang berbeda.
Umumnya, panggilan konferensi seperti ini dilakukan melalui telepon, tanpa tatap muka, tetapi beberapa bisnis mungkin memiliki webcam atau perangkat lunak rapat yang diinstal pada komputer karyawan mereka. Ini memungkinkan beberapa komunikasi tatap muka, atau setidaknya memungkinkan semua orang untuk melihat layar yang sama di komputer. Secara umum, rapat telekonferensi hanya akan dimulai ketika semua orang telah menelepon. Biasanya akan ada pemimpin panggilan yang datang sebelum orang lain, dan yang dapat membantu membuat perkenalan saat orang lain tiba.
Pemimpin kemudian secara umum akan mengelola panggilan telekonferensi, mengemukakan poin pembicaraan individu dan masalah yang perlu didiskusikan. Dia juga harus mendorong semua orang untuk berbicara, dan mengajukan pertanyaan jika ada yang tampak diam atau tampak terganggu dari panggilan; yaitu, memeriksa email. Jika panggilan telekonferensi berlangsung lebih dari satu atau dua jam, pemimpinlah yang harus menyatakan bahwa akan ada jeda singkat dari panggilan bagi orang-orang untuk mengunjungi kamar kecil atau minum.
Meskipun beberapa orang menganggap panggilan telekonferensi kurang efektif dan menghasilkan kurang dari pertemuan tradisional, tidak ada keraguan bahwa itu lebih murah dan lebih nyaman untuk bisnis. Jika panggilan telekonferensi disimpan relatif kecil, dan setiap orang dapat terlibat dan tertarik dalam panggilan, mereka dapat mencapai cukup banyak. Mungkin akan membantu untuk memiliki struktur yang terencana, dengan pembicara dan penyaji yang berbeda selama panggilan untuk menghindari kebosanan, serta membuat semua orang mengumumkan nama mereka sebelum mereka mulai berbicara untuk mencegah kebingungan, yang dapat menyebabkan orang kehilangan minat.