Sebagian besar organisasi yang menggunakan layanan konferensi audio memilih untuk menggunakan layanan dari penyedia panggilan konferensi yang andal. Biasanya, ada tarif tetap per menit per sambungan ke konferensi yang ditagihkan ke pencetus panggilan. Namun, ada opsi lain yang bisa sangat membantu organisasi nirlaba dan perusahaan yang tidak mampu menganggarkan banyak uang untuk layanan telekonferensi. Pilihan itu adalah layanan panggilan konferensi gratis. Dengan panggilan konferensi gratis, tidak ada biaya yang ditagihkan kepada klien untuk konferensi tersebut, jadi tidak ada tagihan yang harus dibayar. Berikut adalah beberapa informasi tentang cara kerja konferensi gratis, dan kapan layanan ini dapat menjadi pilihan yang layak.
Pada waktu yang dipilih oleh pencetus, peserta dan tuan rumah menghubungi jembatan konferensi, dan memasukkan kode sandi yang telah diatur sebelumnya saat diminta oleh pesan otomatis. Setiap orang yang memasukkan kode sandi dialihkan ke panggilan konferensi yang aman, di mana semua pihak bebas untuk berinteraksi secara verbal satu sama lain. Tidak ada salam atau intervensi operator. Proses untuk panggilan konferensi tanpa biaya sepenuhnya otomatis.
Hal pertama yang harus dipahami tentang panggilan konferensi gratis adalah bahwa itu tidak sepenuhnya gratis. Setiap peserta akan dikenakan biaya untuk membuat panggilan jarak jauh untuk terhubung dengan jembatan konferensi. Biaya tidak akan muncul pada faktur yang dikeluarkan oleh penyedia panggilan konferensi gratis, tetapi sebagai biaya untuk menit yang dihasilkan pada tagihan telepon masing-masing peserta, dengan biaya tergantung pada jenis rencana jarak jauh yang dia miliki. Istilah konferensi gratis didasarkan pada fakta bahwa penyedia telekonferensi tidak membebankan biaya pengaturan, atau mengeluarkan biaya untuk penggunaan saluran mereka. Prosesnya benar-benar koneksi ke panggilan konferensi tol, yang berlaku sebagai serangkaian panggilan jarak jauh yang semuanya berakhir dalam konferensi umum.
Penyedia panggilan konferensi gratis dapat menawarkan jenis layanan ini karena dua alasan. Pertama, sumber pendapatan mereka adalah jumlah lalu lintas yang dihasilkan pada trunk atau jalur yang berakhir di jembatan konferensi mereka. Setiap menit seseorang menggunakan salah satu baris mereka untuk rapat, mereka menghasilkan pendapatan. Kedua, layanan panggilan konferensi gratis hanya membutuhkan sedikit peralatan dan personel. Ini berarti biaya operasi yang sangat rendah yang dapat dengan mudah ditutupi dengan penggunaan fasilitas mereka secara konsisten.
Tentu saja, ada cara untuk membuat panggilan konferensi gratis benar-benar gratis. Salah satu caranya adalah dengan menggunakan ponsel untuk menelepon rapat. Jika Anda biasanya tidak menggunakan bank menit ponsel Anda selama periode penagihan, biaya menghadiri panggilan konferensi gratis memang gratis. Selain itu, jika paket jarak jauh untuk layanan telepon rumah Anda mencakup biaya bulanan tetap untuk jarak jauh tak terbatas, Anda tidak akan membayar biaya tambahan apa pun untuk menghadiri panggilan konferensi gratis.
Layanan panggilan konferensi gratis memang memiliki beberapa kekurangan. Misalnya, antrean tersedia berdasarkan urutan kedatangan. Jika Anda memiliki banyak peserta yang perlu berkumpul untuk telekonferensi, tidak ada jaminan akan ada cukup antrean selama jam kerja reguler. Juga, biasanya tidak ada pilihan untuk mendapatkan bantuan dari operator jika terjadi kebisingan latar belakang atau gangguan lain selama panggilan konferensi gratis. Namun, untuk organisasi yang hanya membutuhkan setengah lusin saluran selama waktu tidak sibuk, layanan panggilan konferensi gratis dapat bekerja dengan sangat baik dan membantu menjaga anggaran tetap utuh pada saat yang bersamaan.