Outsourcing penggajian adalah praktik bisnis yang melibatkan kontrak dengan layanan bisnis untuk menangani semua fungsi yang terkait dengan penggajian perusahaan. Menggunakan layanan outsourcing memungkinkan untuk mengelola proses penggajian tanpa perlu mempertahankan departemen penggajian yang besar. Penyedia layanan penggajian mengelola beragam fungsi seperti penghitungan upah dan gaji, pemotongan pajak, distribusi dana yang ditahan ke lembaga pemerintah yang tepat, dan penyetoran langsung gaji bersih ke dalam rekening bank karyawan.
Ada banyak alasan mengapa perusahaan dapat memilih untuk menggunakan opsi outsourcing penggajian. Yang paling umum adalah menghemat waktu dan uang untuk menangani tugas-tugas keuangan yang terkait dengan penggajian. Dengan membuat kontrak dengan vendor luar, adalah mungkin untuk membatasi tim penggajian menjadi satu atau dua individu di dalam perusahaan. Seringkali, dua individu yang ditunjuk ini diberi wewenang untuk memasok data dasar ke layanan penggajian, yang kemudian menangani detail lainnya. Akibatnya, tidak ada kebutuhan bagi siapa pun untuk menghabiskan sebagian besar minggu kerja menghitung upah per jam, pajak, dan menangani berbagai jenis masalah pemotongan.
Karena sebagian besar layanan outsourcing penggajian menawarkan opsi pemotongan cek atau setoran langsung, setiap karyawan dapat memilih format mana yang lebih disukainya. Ketika cek dipilih, mereka biasanya dikirim melalui kurir ke klien, yang kemudian mendistribusikannya ke karyawan. Dalam situasi di mana opsi setoran langsung dipilih, karyawan sering mendapati uang mereka dikreditkan ke rekening mereka pada malam sebelum tanggal pembayaran sebenarnya, atau lebih awal dari tanggal pembayaran standar.
Manfaat lain menggunakan layanan outsourcing penggajian adalah pemberi kerja tidak harus mengikuti perubahan peraturan yang berdampak pada penghitungan pajak. Karena layanan outsourcing terus memperbarui informasi mereka untuk mematuhi undang-undang saat ini, pemberi kerja tidak perlu khawatir akan dikenakan biaya keterlambatan dan hukuman lainnya, karena perhitungan pajak yang tidak tepat. Manfaat ini saja dapat menghemat sejumlah besar uang perusahaan besar selama setahun.
Penggajian outsourcing juga mencegah majikan dari harus berurusan dengan kesengsaraan teknologi. Karena penggajian diproses di luar lokasi, tidak ada kebutuhan untuk memutakhirkan perangkat lunak penggajian atau menghabiskan waktu dan uang untuk gangguan program atau perangkat keras atau masalah sistem apa pun yang dapat terjadi dan memperlambat proses penggajian. Akibatnya, karyawan secara konsisten dibayar tepat waktu dan tetap bahagia.
Sementara outsourcing penggajian berarti mengeluarkan biaya bisnis lain secara teratur, bahkan bisnis kecil sering kali menemukan bahwa menggunakan jenis layanan ini menghemat waktu dan uang setiap bulan. Sebagian besar vendor outsourcing akan menawarkan beberapa rencana penggajian berbeda yang mungkin ideal untuk bisnis dengan ukuran berbeda. Dalam hal kenyamanan, menjaga agar catatan penggajian tetap mutakhir, dan menjaga keakuratan pemotongan, menggunakan layanan outsourcing penggajian masuk akal.