Petugas pesanan memproses pesanan pelanggan. Dia mungkin bekerja di toko eceran atau gudang grosir. Ijazah sekolah menengah atas atau yang setara, ditambah layanan pelanggan yang baik dan keterampilan matematika biasanya diperlukan untuk bekerja sebagai petugas pemesanan. Petugas pesanan biasanya harus memahami program spreadsheet komputer dan bekerja dengan berbagai jenis perangkat lunak pemrosesan.
Pesanan pelanggan dapat diterima oleh petugas melalui telepon, komputer, atau surat. Sebagai alternatif, supervisor dapat memberikan pesanan kepada petugas pesanan untuk diproses. Petugas pesanan atau supervisor pertama-tama memeriksa rekening orang atau perusahaan yang memesan untuk memastikan tidak ada tagihan yang belum dibayar dan persetujuan kredit telah disahkan.
Pengecekan daftar stok yang tersedia secara rutin dilakukan oleh petugas pemesanan. Jika petugas pemesanan tidak dapat memenuhi semua pesanan pelanggan karena ada yang kehabisan stok, kebijakan perusahaan dalam situasi itu harus diikuti. Di beberapa perusahaan, petugas harus memberi tahu pelanggan, sementara di perusahaan lain, petugas pemesanan menambahkan catatan sopan untuk meminta maaf atas barang yang habis dan memberi saran tentang pemesanan di awal. Backorder adalah istilah industri untuk memasok pesanan pelanggan yang saat ini kehabisan stok di kemudian hari. Jika terlalu banyak pesanan pembelian pelanggan memerlukan pemesanan kembali, manajemen persediaan dianggap buruk dan layanan pelanggan sering menderita.
Memeriksa harga adalah tanggung jawab lain dari sebagian besar pegawai pesanan. Petugas harus memastikan setiap faktur pelanggan berisi harga yang akurat, karena beberapa pelanggan mungkin memiliki diskon khusus untuk pembelian dalam jumlah besar. Faktur adalah dokumen perusahaan yang mencantumkan harga dan jumlah produk yang dibeli. Ini termasuk pajak serta pengiriman atau biaya lainnya. Kecuali sebuah perusahaan kecil, petugas pemesanan biasanya menyerahkan faktur kepada petugas faktur; di perusahaan yang lebih kecil, petugas pemesanan dapat memproses setiap faktur menggunakan sistem komputer.
Menangani keluhan pelanggan dan menindaklanjuti pesanan adalah tugas penting bagi petugas pesanan. Untuk alasan ini, juru tulis pesanan harus memiliki keterampilan layanan pelanggan terbaik. Mereka harus menyelesaikan masalah dengan tenang dan efisien seperti pengiriman yang hilang, harga yang tidak akurat, atau pelanggan yang menerima barang yang salah. Pekerjaan petugas pemesanan bisa menjadi sibuk, karena dia mungkin harus menyelesaikan beberapa masalah pelanggan selama hari kerja biasa.
Petugas pesanan bekerja di sebagian besar industri. Gaji mereka sangat bervariasi tergantung pada tugas dan tahun pengalaman mereka. Beberapa pegawai pesanan dipromosikan menjadi manajer gudang atau ahli teknis di industri mereka. Untuk sebagian besar, petugas pesanan bekerja pada jam kerja reguler dan menerima manfaat seperti asuransi kesehatan, rencana pensiun, dan pembayaran liburan.