Memorandum debit adalah alat akuntansi yang digunakan untuk beberapa tujuan. Ini berfungsi sebagai sarana bagi lembaga keuangan, seperti bank, untuk memberi tahu pelanggan mereka tentang perubahan saldo akun mereka karena transaksi internal yang mungkin tidak termasuk dalam jenis biaya yang lebih umum yang timbul ke akun pelanggan tersebut. Fasilitas ini juga dimanfaatkan oleh perusahaan sebagai sarana untuk mengoreksi ketidakseimbangan biaya yang dikeluarkan sebelumnya untuk suatu transaksi.
Terkadang perusahaan membuat kesalahan dengan membebankan pelanggan mereka jumlah yang mungkin lebih rendah dari harga sebenarnya untuk layanan atau produk. Ketika ini terjadi, perusahaan mungkin memutuskan untuk mengatasi kesalahan tersebut melalui penggunaan nota debit. Dalam hal ini, nota debit hanya akan mencakup selisih antara jumlah yang dibebankan sebelumnya dan jumlah sebenarnya, yang akan diberikan kepada pelanggan sebagai tagihan. Perusahaan yang menerbitkan nota debit tersebut mungkin juga gagal mempertimbangkan beberapa faktor yang mempengaruhi harga komoditas ketika menerbitkan faktur asli, sehingga perlu menghitung ulang dan mengaitkan jumlah sebenarnya kepada pelanggan untuk pengiriman uang. pembayaran.
Permohonan lain untuk nota debit adalah biaya yang dibebankan ke rekening pemegang rekening oleh bank, selain biaya biasa. Misalnya, bank mungkin mendebit sejumlah tertentu dari saldo pemegang rekening sebagai denda hukuman karena menerbitkan cek yang dipantulkan. Dalam kasus seperti itu, bank akan menerbitkan nota debit kepada pelanggan yang terkena dampak, menginformasikan kepadanya tentang pemotongan, sifat pengurangan, dan saldo saat ini di rekening deposan. Kadang-kadang bank dapat mengeluarkan nota debet ketika bank mendebet sejumlah uang dari rekening nasabah sebagai biaya layanan untuk pemeliharaan rekening.
Di lain waktu, alasan pembuatan alat ini bisa jadi karena beberapa jenis kesalahan di pihak akuntan saat merekonsiliasi akun perusahaan. Dalam kasus seperti ini akuntan akan menebus kesalahan melalui penggunaan nota debit. Biasanya, kesalahan dalam rekonsiliasi seperti itu akan melebih-lebihkan total saldo dalam akun, atau mungkin karena beberapa kesalahan dalam menagih pelanggan untuk layanan dan barang yang meningkatkan saldo total.