Negosiasi gaji adalah proses membangun dialog antara dua pihak, biasanya seorang karyawan dan majikan. Negosiasi dilakukan dengan tujuan untuk mencapai kesepakatan yang dapat diterima bersama mengenai tingkat pembayaran yang akan berlaku jika salah satu pihak berfungsi sebagai karyawan pihak lain. Negosiasi jenis ini dapat dimasukkan sebagai bagian dari negosiasi yang lebih besar yang menyelesaikan poin-poin penting seperti tanggung jawab pekerjaan, asuransi kesehatan, dan tunjangan umum yang terkait dengan pekerjaan. Negosiasi gaji juga dapat terjadi sebagai bagian dari negosiasi kontrak serikat pekerja, atau ketika karyawan ingin mendiskusikan kemungkinan kenaikan gaji.
Proses negosiasi gaji bisa santai dan santai, atau sangat terstruktur. Contoh pendekatan kasual untuk jenis negosiasi pekerjaan ini akan meminta majikan saat ini untuk kenaikan gaji. Hal ini dapat dilakukan hanya dengan menjadwalkan janji temu dengan bos, mengajukan permintaan, dan memberikan alasan mengapa karyawan tersebut yakin bahwa kenaikan gaji itu perlu. Atasan dan karyawan mendiskusikan berbagai faktor yang terkait dengan permintaan tersebut dan mudah-mudahan mencapai kesepakatan bersama tentang setiap perubahan gaji.
Dalam situasi yang lebih terstruktur, negosiasi gaji dapat dilakukan melalui perwakilan karyawan dan pemberi kerja. Dalam skenario ini, bukan hal yang aneh bagi pemberi kerja untuk menyajikan dokumen yang dikenal sebagai surat penawaran. Surat itu akan menyatakan angka gaji yang dapat diterima atau ditolak oleh karyawan. Jika tawaran awal ditolak, agen atau perwakilan karyawan akan merespons dengan tawaran balasan. Dengan cara ini, kedua belah pihak terus mencari kesepakatan tentang kenaikan gaji sampai salah satu atau kedua belah pihak memutuskan bahwa kesepakatan bersama tidak mungkin dilakukan. Pada saat itu, negosiasi gaji dianggap telah berakhir, dan karyawan harus membuat keputusan untuk tetap bersama majikan atau mencari peluang kerja di tempat lain.
Jarang sekali negosiasi gaji dimulai dan diakhiri dengan satu sesi. Misalnya, dengan negosiasi yang melibatkan serikat pekerja, ada kemungkinan besar bahwa pengusaha dan perwakilan serikat pekerja akan membahas masalah kenaikan gaji secara mendalam sebelum tawaran apapun ditempatkan di meja negosiasi. Bahkan pada saat itu, ada peluang bagus bahwa debat tambahan akan terjadi, biasanya dengan masing-masing pihak negosiasi membuat beberapa konsesi untuk meningkatkan peluang mencapai keputusan bersama yang menguntungkan semua orang yang bersangkutan.
Negosiasi gaji terkadang merupakan bagian dari proses perekrutan awal dengan karyawan baru. Ini terutama benar ketika mencoba merekrut personel kunci dari pesaing. Alih-alih menyajikan jumlah gaji yang tidak dapat dinegosiasikan, calon majikan akan memberikan angka tawaran pekerjaan yang dapat diterima atau ditolak. Jika ditolak, calon pegawai bisa saja mengajukan sosok yang berbeda sebagai usul tandingan. Ini biasanya cukup untuk membuka dialog yang mengarah pada penentuan struktur proposal pekerjaan, termasuk gaji dan tunjangan yang akan mengatur hubungan kerja.