Nama pengguna adalah komponen penting dari identifikasi yang digunakan dengan banyak aplikasi komputer. Bersama dengan kata sandi atau frasa sandi, nama pengguna membantu mengidentifikasi pengguna akhir yang berwenang untuk mengakses program dan memanfaatkan sumber daya yang disediakan. Tanpa nama pengguna yang valid, tidak mungkin mendapatkan akses ke program.
Penggunaan kombinasi kata sandi nama pengguna adalah umum di aplikasi bisnis dan pribadi. Di lingkungan kerja, program akuntansi, daftar pelanggan, dan daftar inventaris dilindungi oleh nama pengguna dan kata sandi. Jika seseorang mencoba mengakses daftar atau basis data yang dilindungi tanpa memasukkan kombinasi nama pengguna dan kata sandi yang valid, banyak sistem akan mengunci stasiun tempat upaya itu dilakukan, mengharuskan departemen Sistem Informasi untuk mengerahkan personel sebagai tanggapan atas kemungkinan upaya pelanggaran.
Bukan hal yang aneh bagi banyak stasiun kerja untuk meminta login nama pengguna untuk mendapatkan akses ke data apa pun yang disimpan di hard drive sistem. Sebagian besar sistem operasi yang lebih populer untuk komputer desktop dan laptop menawarkan pengguna kesempatan untuk membuat nama dan kata sandi unik sebagai bagian dari proses keamanan. Ketika pengguna meninggalkan stasiun kerja, dia secara efektif mengunci stasiun dari penggunaan aktif saat pergi. Setelah kembali, karyawan memasukkan kombinasi kata sandi-nama pengguna yang diperlukan dan dapat kembali bekerja.
Bahkan layanan gratis yang digunakan oleh banyak individu akan menggunakan kombinasi nama pengguna-kata sandi untuk memberikan beberapa tingkat keamanan bagi klien mereka. Layanan email online memungkinkan pengguna untuk membuat kombinasi kata sandi dan nama pengguna gratis mereka sendiri, sehingga membatasi akses ke kotak surat elektronik online. Papan pesan, ruang obrolan, dan situs jejaring sosial lainnya juga menggunakan nama dan kata sandi sebagai sarana yang memungkinkan anggota baru untuk membuat akun dan mulai menikmati fitur situs.
Sementara banyak program dan situs online memerlukan tidak lebih dari kombinasi sederhana nama pengguna dan kata sandi, meningkatnya insiden pelanggaran keamanan dan pencurian identitas telah menyebabkan banyak vendor memerlukan informasi tambahan untuk menjamin privasi pengguna akhir. Salah satu pendekatan adalah penyertaan gambar visual yang dikonfirmasi bersama dengan kata sandi dan nama unik sebelum akses penuh diberikan. Pendekatan umum lainnya adalah meminta pengguna akhir untuk membaca dan memasukkan serangkaian kata atau karakter untuk meminimalkan penggunaan program peretas canggih yang memanen data login dan kemudian mencoba menggunakannya untuk tujuan ilegal.
Banyak bisnis merekomendasikan setidaknya mengubah kata sandi secara berulang, untuk meningkatkan keamanan. Namun, ada semakin banyak entitas online yang mengharuskan pengguna akhir untuk juga mengubah nama pengguna dari waktu ke waktu. Meskipun agak merepotkan, pendekatan yang lebih baru ini juga dapat membantu meminimalkan potensi penggunaan akun secara ilegal dan kemungkinan kerusakan pada reputasi atau keuangan pengguna akhir.