Ada dua metode utama akuntansi: basis kas dan basis akrual. Dengan menggunakan metode cash basis, pendapatan dan beban dicatat pada saat pertukaran uang terjadi, terlepas dari kapan pendapatan tersebut diperoleh atau hutang terjadi. Dalam metode akrual, pendapatan dan hutang dicatat pada saat diperoleh atau terjadi, terlepas dari kapan dibayarkan. Beberapa usaha kecil juga dapat menggunakan bentuk hibrida yang menggabungkan kedua metode tersebut.
Sebagian besar usaha kecil wiraswasta dan tidak berhubungan menggunakan basis tunai karena kesederhanaannya. Jika seorang kontraktor menyelesaikan pekerjaan pada tanggal 20 Desember, tetapi tidak dibayar sampai tanggal 20 Januari, ia memasukkan pendapatan pada bulan Januari. Mempersiapkan laporan neraca dan pengembalian pajak relatif sederhana, karena ia hanya perlu melihat simpanan dan tagihan yang dibayarkan untuk menentukan laba atau rugi tahun berjalan. Jika seseorang tidak membayar hutangnya, dia tidak perlu menyesuaikan neraca tahun depan dengan pengurangan hutang buruk, karena dia tidak pernah memasukkan uang yang terutang kepadanya ke dalam rekeningnya. Meskipun metode ini tidak memberikan gambaran yang akurat tentang pengeluaran dan profitabilitas bulanan, metode ini membuat seseorang tahu persis berapa banyak uang tunai yang ia miliki setiap saat.
Metode akrual mungkin sedikit lebih sulit, namun prinsip akuntansi yang berlaku umum mengharuskan semua perusahaan untuk menggunakan metode akrual. Beban dan pendapatan dicatat pada saat terjadinya atau diperoleh. Misalnya, jika kayu untuk proyek konstruksi dikirim pada bulan Juli, maka biayanya dicatat pada bulan Juli, meskipun tagihannya tidak dibayar sampai Agustus atau setelahnya. Jika proyek selesai pada bulan Desember, tetapi ketentuan perjanjian memungkinkan pelanggan untuk menunda pembayaran selama 30 hari, maka pendapatan dari proyek dihitung pada bulan Desember dan dimasukkan dalam SPT tahun itu, dengan ketentuan perusahaan menggunakan tahun kalender. sebagai tahun anggarannya.
Hutang lain yang dapat dibayar setiap tiga bulan juga dialokasikan dalam akun untuk setiap bulan kewajiban saat menggunakan metode akrual, dan bukan hanya saat hutang dibayar. Misalnya, jika sebuah perusahaan membayar premi tahunan sebesar $1200 Dolar AS (USD) untuk asuransi properti, sebuah akun akan dibuat yang mencatat pengeluaran $100 USD untuk asuransi setiap bulan. Dengan cara ini metode akrual memiliki keuntungan memberikan gambaran yang jauh lebih akurat tentang biaya operasional bulanan daripada metode tunai. Laporan laba rugi tahunan berdasarkan akuntansi akrual juga memberikan gambaran yang lebih akurat tentang profitabilitas organisasi secara keseluruhan.
Ada beberapa kelemahan metode akuntansi, dan metode akrual tidak berbeda. Sebuah perusahaan dapat terlihat sangat baik di atas kertas, namun miskin uang tunai dan tertinggal dalam hutang mereka, terutama jika pelanggan tidak lagi membayar tagihan mereka pada waktu yang tepat. Metode akrual mengasumsikan semua akun dalam performa yang baik, tetapi jika pelanggan menunggak atau default, maka perusahaan mungkin tidak dapat membayar hutang mereka juga. Jika pelanggan gagal membayar utang, maka perusahaan harus menghitung dan mencatat pengurangan piutang tak tertagih untuk memperbaiki catatan dan menutup pajak yang dibayarkan atas pendapatan yang tidak pernah benar-benar diterima.