Dengan beberapa jenis mesin fotokopi di pasaran saat ini, mesin fotokopi digital seringkali menjadi pilihan terbaik untuk penggunaan bisnis. Dirancang untuk bekerja berdasarkan pemindaian dokumen, mesin fotokopi digital menghasilkan dokumen cetak berkualitas tinggi, seringkali lebih mudah dirawat daripada mesin fotokopi jenis lain, dan dapat sangat hemat biaya untuk dioperasikan. Berikut adalah beberapa keuntungan memilih mesin fotokopi digital untuk tempat kerja daripada jenis lainnya.
Banyak mesin fotokopi beroperasi dengan proses yang lebih tua yang kadang-kadang disebut sebagai penyalinan analog. Pada dasarnya, metode yang lebih tua ini melibatkan penggunaan cermin internal yang menyalin gambar dari dokumen master ke dalam drum. Menggunakan listrik statis, mesin fotokopi analog menggunakan partikel toner untuk membuat gambar dari apa yang ditemukan pada drum, menggunakan elemen panas untuk mengeringkan dan memasang toner pada tempatnya, dan kemudian menghasilkan salinan pada selembar kertas.
Mesin fotokopi digital bekerja sedikit berbeda. Dokumen dipindai secara digital dan disimpan ke dalam memori. Laser digunakan untuk mencetak informasi pada drum, toner diterapkan, dan dokumen dicetak. Setelah gambar dokumen tersimpan dengan aman di memori, sebagian besar bentuk mesin fotokopi digital memungkinkan dokumen dicetak dari memori atau dalam beberapa kasus ditransmisikan secara elektronik ke perangkat digital lain yang mampu menerima transmisi.
Ada beberapa keuntungan dari mesin fotokopi digital. Salah satu yang terpenting adalah banyak mesin fotokopi digital yang multifungsi. Salinan cetak dari aslinya dapat diproduksi, atau salinan elektronik dapat dikirim ke mesin faks atau bahkan sebagai teks ke alamat email. Ini dapat menghilangkan banyak langkah dalam proses komunikasi untuk perusahaan yang mengoperasikan banyak lokasi. Selain itu, ini dapat menghilangkan kebutuhan untuk mengirimkan salinan cetak dokumen ke beberapa situs fisik yang berbeda, baik di dalam departemen perusahaan maupun di luar lokasi fisik perusahaan.
Selanjutnya, mesin fotokopi digital menghasilkan salinan unggul dari dokumen master. Peningkatan kualitas cetak berarti bahwa salinan pada dasarnya tidak dapat dibedakan dari dokumen aslinya. Itu tidak selalu terjadi dengan jenis mesin fotokopi lainnya.
Terakhir, biaya pengoperasian mesin fotokopi digital lebih rendah, terutama jika banyak penyalinan dilakukan. Beberapa faktor membantu menekan biaya. Pertama, ada lebih sedikit bagian yang bergerak untuk dipecah. Ini berarti potensi mesin fotokopi digital untuk membutuhkan pekerjaan berkurang. Selain itu, tinta yang digunakan untuk mesin fotokopi digital biasanya menghasilkan lebih banyak salinan per kartrid daripada mesin fotokopi analog. Sementara mesin fotokopi digital akan lebih mahal di bagian depan daripada jenis mesin fotokopi lainnya, biaya penggunaan sehari-hari yang lebih rendah akan segera membuat perbedaan harga dan mulai benar-benar menghemat uang dalam jangka panjang.