Mencatat adalah ketika pendengar merangkum kuliah, pidato atau presentasi menjadi poin yang paling penting dan menuliskan poin-poin itu untuk digunakan nanti. Hal ini dapat membantu pendengar mengingat apa yang dikatakan sehingga dapat diingat kembali dan digunakan dengan lebih efisien. Mencatat dapat menjadi penting ketika pendengar harus mengetahui atau mengingat sejumlah besar informasi yang diberitahukan kepadanya oleh pembicara, karena tanpa menggunakan catatan, sulit untuk mengingat semua yang dikatakan. Banyak ahli merekomendasikan lima tip untuk membuat dan menggunakan catatan: catat, kurangi, baca, renungkan, dan tinjau.
Dalam mencatat, merekam adalah tindakan menuliskan apa yang dikatakan oleh pembicara. Namun, alih-alih pendengar menyusun transkrip lengkap, mencatat melibatkan menuliskan poin-poin utama, informasi terpenting atau apa pun yang baru atau mungkin sulit diingat. Catatan ini bisa berupa kalimat lengkap, kata kunci, atau apa pun yang paling berguna bagi pencatat.
Setelah pembicara selesai berbicara, pencatat dapat mengurangi catatannya. Ini melibatkan membaca catatan dan mencoret atau menghapus apa pun yang tidak penting atau berlebihan. Saat mencatat, pendengar mungkin tidak segera menyadari apa yang penting atau tidak penting. Dia juga mungkin tidak menyadari pengulangan atau redundansi saat membuat catatan. Pencatat dapat mengurangi jumlah catatan dan dapat mengatur ulang atau menggabungkan catatan ke dalam format yang paling berguna.
Selanjutnya, pencatat dapat melafalkan dan berefleksi. Ini melibatkan membaca catatan yang tersisa — sering kali dengan suara keras, sehingga pencatat dapat mendengarnya serta membacanya — dan merenungkan informasinya. Pencatat mungkin menghafal beberapa atau semua catatan dan harus memastikan bahwa dia memahami semua informasi daripada hanya bisa mengulanginya. Segala sesuatu yang tidak jelas harus diperjelas, mungkin dengan menghubungi pembicara asli untuk mengklarifikasi suatu masalah atau mengajukan pertanyaan. Pencatat juga bisa mencari jawaban dari sumber lain, seperti buku, materi online, pakar lain atau bahkan orang lain yang mendengar pembicara yang sama.
Langkah terakhir adalah bagi pencatat untuk meninjau catatan. Ini biasanya dilakukan sebagai persiapan untuk menggunakan informasi dalam beberapa cara, seperti sebelum tes atau proyek bisnis. Membuat garis besar catatan pada tahap ini dapat membantu pencatat menjaga pikirannya tetap teratur dan dapat membantu memastikan bahwa semua informasi yang diperlukan akan diingat.
Seiring dengan lima R, ada beberapa tip sederhana untuk mencatat. Menggunakan tulisan tangan yang terbaca dapat memastikan bahwa tidak ada informasi yang hilang. Artikel seperti “a” dan “the” serta kata-kata umum lainnya mungkin dihilangkan selama pencatatan sehingga informasi dapat ditulis lebih cepat dan menggunakan lebih sedikit ruang.
Menyisipkan subjudul yang menunjukkan topik atau poin diskusi yang berbeda dapat membantu. Pencatat juga harus mencantumkan tanggal, judul atau pokok bahasan keseluruhan dan nomor halaman pada setiap halaman catatan dan harus yakin untuk mengikat semua kertas yang lepas, seperti dengan staples. Ini dapat membantu menghindari catatan dari topik yang berbeda atau pembicara menjadi bercampur atau hilang sebagian.