Menggunakan manajemen server cetak, administrator dapat menghubungkan printer jarak jauh ke jaringan dan mengelola tugas mereka. Pengguna jarak jauh kemudian dapat mengakses jaringan dan mengirim pekerjaan cetak ke printer bersama. Melalui manajemen server cetak, administrator dapat terus memantau masalah apa pun yang terkait dengan printer mereka. Administrator juga dapat melihat, mengelola, dan melakukan tugas serta mengakses laporan printer.
Server cetak memungkinkan administrator mengakses semua printer yang terhubung ke jaringan. Manajemen server cetak mengacu pada manajemen yang dilakukan administrator di mana mereka mengawasi dan, jika perlu, memodifikasi operasi printer di jaringan. Administrator atau teknisi meja dapat memantau kesehatan server cetak dan diminta dengan pembaruan status real-time dari printer bersama. Hal ini membuat administrator dan teknisi meja mengetahui fungsionalitas printer dan server cetak.
Umumnya, seseorang yang terlibat dalam manajemen printer harus dapat menentukan status ketersediaan printer bersama pada waktu tertentu. Dalam banyak hal, manajemen server cetak bertindak hampir seperti panggilan roll teknis untuk printer di jaringan. Administrator atau teknisi meja juga dapat menentukan seberapa “sehat” printer yang terhubung. Kegagalan pencetakan dan masalah printer lainnya yang mengganggu fungsionalitas dapat dilaporkan melalui manajer printer dan ditangani dengan tepat.
Manajemen server cetak memberikan banyak manfaat. Dengan terlibat dalam strategi manajemen cetak, administrator dapat menghemat uang dan mencegah terjadinya masalah sistem utama. Misalnya, jika administrator mendeteksi masalah kritis dengan server cetak melalui manajemen server cetak, ia mungkin dapat menghindari pemadaman listrik dan server printer menjadi tidak tersedia. Demikian pula, memantau kesehatan server printer dan memperhatikan indikator kinerja dapat menghemat biaya perbaikan administrator yang besar dan kuat jika ia dapat menangkap dan mengatasi masalah kritis sebelum mencapai titik yang tidak dapat dikelola. Dengan cara ini, manajemen server cetak dapat menjadi seperti polis asuransi terhadap kegagalan printer dan masalah kegagalan jaringan yang kritis.
Masalah pemeliharaan umum juga dapat diselesaikan melalui manajemen server cetak. Misalnya, seseorang dengan izin manajemen printer dapat melihat manajer cetak dan membersihkan antrian yang diisi dengan pekerjaan cetak yang berlebihan atau tidak diinginkan. Memangkas antrian dapat menghasilkan kinerja yang lebih baik dan menghemat sumber daya bersama seperti kertas dan memori komputer. Driver printer juga dapat dikontrol melalui manajemen cetak sehingga mereka merampingkan kemampuan printer untuk menyelesaikan tugasnya. Ini mungkin juga berguna jika masalah printer memerlukan pemecahan masalah dan administrator perlu memanipulasi driver untuk menemukan solusi.