Manajemen proyek ramping berusaha untuk memfokuskan manajemen proyek ke arah pemotongan elemen yang tidak penting. Tujuannya adalah untuk mengurangi biaya, menghilangkan kemacetan dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan. Sebagai produk sampingan, manajemen itu sendiri sering disederhanakan.
Penyederhanaan proyek berasal dari Jepang selama tahun 1980-an. John Krafcik menciptakan istilah “manufaktur ramping” pada tahun 1988 untuk menunjukkan langkah-langkah yang diambil untuk meningkatkan produktivitas. Pada tahun 1990-an, hal ini kemudian diterapkan pada industri konstruksi oleh para pemikir seperti Lauri Koskela. Idenya telah meresap ke semua jenis manajemen proyek.
Manajemen proyek tradisional dipecah menjadi beberapa fase, termasuk inisiasi, perencanaan, penelitian dan pengembangan, dan produksi. Selain itu, ada sistem kontrol untuk memantau setiap fase. Proyek semacam itu cenderung memisahkan departemen atau tim yang berbeda satu sama lain. Mereka juga rentan terhadap penyimpangan dari struktur fase dan miskomunikasi.
Manajemen proyek ramping, di sisi lain, terlihat untuk memperbaiki kesalahan umum dalam manajemen proyek tradisional. Kesalahpahaman yang umum di antara manajer proyek adalah bahwa manajemen lean menyebabkan ditinggalkannya fase-fase ini. Manajemen lean sebenarnya lebih dekat dengan fase-fase tersebut. Ini memaksa tim proyek untuk membuat rencana yang lebih kuat tanpa penyimpangan.
Untuk menjaga siklus lebih ketat, beberapa perusahaan menyadari, mereka perlu mendorong kolaborasi antar tim. Ini telah menjadi komponen kunci dari manajemen proyek lean. Pertama, semua pemangku kepentingan dalam proyek berpartisipasi dalam fase inisiasi proyek. Ini berarti bahwa setiap orang berada di halaman yang sama ketika fase berikutnya dimulai.
Kemudian desainer dan produsen bekerja sama dalam penelitian dan pengembangan serta produksi. Dengan mengambil bagian dalam produksi, desainer lebih cenderung membuat desain yang praktis. Ini menghemat waktu yang dibutuhkan untuk mendesain ulang. Ini juga mengurangi lingkaran komunikasi antara manajemen, desainer, dan tim produksi, karena mereka semua secara fisik berada di ruang yang sama.
Komponen kunci dari semua perampingan dalam bisnis adalah mengurangi biaya, dan manajemen lean tidak berbeda. Kebanyakan manajer proyek berusaha untuk menjabarkan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk sebuah proyek sedini mungkin. Namun, sebagian besar proyek rentan terhadap perubahan desain dan material. Dengan membeli lebih awal, tim proyek benar-benar menghabiskan terlalu banyak bahan dan menghasilkan banyak pemborosan.
Sebagai perbandingan, manajemen proyek ramping bertujuan untuk mengunci pesanan material pada titik waktu terakhir yang masuk akal. Ini berarti memberikan departemen penelitian dan pengembangan sebanyak mungkin waktu untuk menyelesaikan desain tetapi menghindari menciptakan kesenjangan besar antara pengembangan dan produksi. Dengan cara ini, hanya bahan yang dibutuhkan yang dibeli. Mereka juga lebih mungkin untuk dibeli dalam jumlah yang benar.
Elemen kontrol manajemen proyek juga merupakan bagian integral dari manajemen proyek ramping. Pemantauan di tempat mengurangi loop komunikasi dan meningkatkan produktivitas. Manajer proyek mungkin memulai siklus plan-do-check-adjust (PDCA) pada semua elemen proyek untuk belajar dari kesalahan. Ini juga membantu menjaga proyek tetap fokus dan membantu menghindari penyimpangan dari tujuan inti.