Manajemen pesanan pembelian adalah fungsi akuntansi bisnis internal. Perusahaan menggunakan proses pembelian untuk memperoleh persediaan, aset operasional dan barang-barang lain yang dibutuhkan untuk menghasilkan barang atau jasa. Pesanan pembelian mewakili dokumen internal yang memberikan otorisasi khusus untuk membeli sumber daya yang berbeda. Perusahaan yang lebih besar biasanya memiliki proses pesanan pembelian yang lebih jelas daripada bisnis yang lebih kecil. Perusahaan besar membuat kebijakan manajemen pesanan pembelian untuk memastikan karyawan mengikuti prosedur operasi standar untuk proses ini.
Pemilik bisnis biasanya menunjuk otoritas pesanan pembelian kepada individu tertentu dalam bisnis. Pemilik bisnis, direktur, dan manajer tingkat eksekutif sering mengizinkan manajer operasional untuk menyetujui pesanan pembelian untuk departemen mereka. Pesanan pembelian untuk jumlah dolar yang signifikan, seperti beberapa ribu dolar, adalah satu-satunya pesanan pembelian yang memerlukan otorisasi eksekutif. Pemilik bisnis dan manajer eksekutif mendelegasikan kemampuan ini untuk memastikan operasi bisnis perusahaan dapat berlanjut tanpa pengawasan yang berlebihan.
Perusahaan dapat menggunakan sistem manajemen pesanan pembelian yang memerlukan tinjauan beberapa vendor atau pemasok. Persyaratan ini memastikan perusahaan mendapatkan biaya serendah mungkin untuk sumber daya ekonomi. Perusahaan manufaktur, produksi, dan konstruksi umumnya menggunakan sistem pesanan pembelian penawaran/proposal. Sebuah sistem penawaran/proposal memungkinkan vendor dan pemasok untuk menyajikan perusahaan dengan informasi spesifik yang berkaitan dengan pembelian sumber daya ekonomi. Vendor dan pemasok akan menguraikan biaya untuk setiap item, proses pengiriman yang tersedia, dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan semua layanan yang tercantum pada penawaran/proposal. Proses ini meringankan perusahaan dari melakukan banyak pekerjaan kaki yang berkaitan dengan akuisisi sumber daya ekonomi.
Bisnis besar sering kali memiliki departemen pembelian yang bertanggung jawab penuh untuk memperoleh sumber daya. Departemen ini mengambil pesanan pembelian resmi dan mengirimkannya ke vendor atau pemasok. Departemen pembelian meninjau ketersediaan barang untuk memastikan vendor dapat menyelesaikan semua kewajiban kontraktual pada pesanan pembelian. Masalah tindak lanjut atau perubahan pesanan pembelian dapat dikirim ke manajer operasional untuk persetujuannya. Departemen pembelian hanyalah fungsi perantara yang menangani proses pemesanan dalam sistem manajemen pesanan pembelian.
Setelah barang atau jasa diterima atau diselesaikan, vendor dan pemasok akan mengirimkan faktur kepada perusahaan untuk meminta pembayaran. Ini memulai proses akhir dari sistem manajemen pesanan pembelian. Faktur ditinjau oleh departemen akuntansi perusahaan. Di departemen akuntansi, hutang dagang bertanggung jawab untuk meninjau dokumen pesanan pembelian dan mengeluarkan pembayaran. Banyak perusahaan menggunakan sistem pencocokan tiga arah. Pegawai bagian utang usaha akan meninjau pesanan pembelian internal terhadap dokumen penerimaan dan faktur vendor. Perusahaan hanya akan mengeluarkan pembayaran ketika ketiga dokumen cocok. Pegawai akuntansi akan memasukkan informasi tersebut ke dalam perangkat lunak akuntansi perusahaan, mencetak cek dan meminta penandatangan resmi untuk mengeluarkan pembayaran kepada vendor.