Departemen Corporate Travel Management (CTM) dari sebuah perusahaan mengelola semua aspek pengaturan perjalanan karyawan perusahaan. Kontrak dengan mitra perjalanan, seperti jaringan hotel, diatur oleh grup manajemen perjalanan korporat, dan karyawan harus mengatur perjalanan bisnis melalui departemen manajemen perjalanan. Perusahaan besar memiliki departemen manajemen perjalanan perusahaan, sementara perusahaan kecil cenderung mempekerjakan agen perjalanan untuk menyediakan beberapa jenis layanan yang sama.
Kebijakan yang terkait dengan perjalanan perusahaan biasanya dirumuskan oleh grup manajemen perjalanan bersama dengan departemen sumber daya manusia dan keuangan. Perusahaan besar memiliki anggaran tahunan untuk biaya perjalanan, dan grup perjalanan perusahaan harus memastikan bahwa total biaya perjalanan karyawan tidak melebihi anggaran tahunan. Beberapa grup perjalanan menetapkan anggaran perjalanan ke setiap divisi perusahaan, dan manajer departemen bertanggung jawab untuk mengawasi pengaturan perjalanan karyawan mereka sendiri.
Grup manajemen perjalanan perusahaan biasanya menjalin hubungan dengan perusahaan yang dapat menyediakan transportasi dan akomodasi bagi karyawan selama perjalanan bisnis. Perusahaan besar menyetujui kontrak dengan beberapa jaringan hotel untuk memastikan bahwa karyawan dapat menemukan hotel mitra untuk menginap di mana pun mereka harus melakukan perjalanan bisnis. Perusahaan biasanya menerima diskon yang signifikan untuk pemesanan grup dan menerima tarif diskon untuk setuju bekerja dengan jaringan hotel dan maskapai penerbangan tertentu. Diskon ini bergantung pada fakta bahwa grup perjalanan korporat setuju untuk melakukan sejumlah bisnis dengan masing-masing perusahaan mitra. Hotel dan maskapai penerbangan dapat menghentikan diskon jika perusahaan melakukan pemesanan lebih jarang dari yang disepakati sebelumnya.
Karyawan yang harus melakukan perjalanan dalam perjalanan semalam biasanya mendapatkan penggantian biaya yang berkaitan dengan makanan, binatu, dan dry cleaning. Grup manajemen perusahaan melakukan penelitian untuk menentukan biaya makan dan layanan lainnya di wilayah geografis yang berbeda, dan menggunakan informasi ini untuk menetapkan batas pengeluaran harian bagi karyawan. Perusahaan hanya mengganti biaya yang tidak melebihi batas, meskipun karyawan bebas untuk membelanjakan di luar batas harian jika menggunakan dana sendiri. Beberapa grup manajemen perjalanan korporat memberi karyawan kartu kredit korporat, yang memungkinkan karyawan membebankan biaya langsung ke perusahaan daripada mengajukan klaim untuk penggantian.
Ketika pengeluaran tahunan melebihi anggaran yang ditetapkan, grup manajemen perjalanan perusahaan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa karyawan perusahaan mengubah atau membatalkan rencana perjalanan untuk sisa tahun ini. Banyak perusahaan mengharuskan karyawan untuk melakukan rapat melalui panggilan konferensi untuk mengurangi biaya. Anggaran untuk perjalanan ditinjau setiap tahun dan dapat ditingkatkan untuk mengakomodasi kenaikan harga, tetapi sebagian besar perusahaan menganggap biaya perjalanan sebagai pengeluaran yang dapat dikontrol dan cenderung meminimalkan anggaran perjalanan.