Manajemen faktur adalah fungsi bisnis internal yang bertanggung jawab untuk mengelola dokumen dari vendor atau pemasok. Faktur mewakili dokumen sumber dalam akuntansi. Dokumen sumber menguraikan informasi spesifik yang berkaitan dengan transaksi keuangan. Vendor biasanya menyediakan layanan luar seperti pemeliharaan, utilitas, perlengkapan kantor, atau iklan untuk bisnis. Pemasok mewakili perusahaan yang menyediakan bisnis dengan sumber daya ekonomi. Sumber daya ekonomi meliputi bahan mentah dan tenaga kerja langsung yang dibutuhkan untuk memproduksi barang atau jasa konsumen. Perusahaan menggunakan proses manajemen faktur untuk memastikan vendor dan pemasok menerima pembayaran tepat waktu.
Proses manajemen faktur yang umum adalah sistem pencocokan tiga arah yang ditemukan dalam fungsi hutang usaha. Pesanan pembelian mewakili informasi internal perusahaan yang memberikan otorisasi khusus kepada individu untuk membeli barang dari vendor atau pemasok. Dua salinan pesanan pembelian biasanya ada dalam bisnis. Satu dikirim ke vendor atau pemasok dan satu disimpan di departemen akuntansi perusahaan. Dokumen ini ikut bermain nanti selama proses manajemen faktur.
Perusahaan yang menggunakan perangkat lunak teknologi bisnis dapat menggunakan salinan elektronik dari pesanan pembelian. Daripada menyimpan salinan kertas dalam file, perusahaan dapat memindai informasi ini ke dalam database server. Hal ini memungkinkan individu untuk meninjau atau mengambil pesanan pembelian sesuai kebutuhan. Perangkat lunak bisnis juga dapat meningkatkan keakuratan informasi pesanan pembelian.
Dokumen kedua dalam sistem manajemen faktur pertandingan tiga arah adalah tiket penerimaan. Tiket penerimaan dan menunjukkan semua barang atau jasa yang diterima oleh perusahaan sesuai dengan pesanan pembelian. Penerimaan tiket biasanya menjadi tanggung jawab bagian gudang atau staf administrasi perusahaan. Salinan pesanan pembelian dan tiket penerimaan dikirim ke akuntansi untuk menyelesaikan pembayaran faktur.
Banyak vendor dan pemasok menawarkan pelanggan 30 hari untuk membayar sebelum menilai biaya dan bunga atas saldo yang belum dibayar. Pegawai bagian utang usaha akan mengarsipkan tiket penerimaan dan pesanan pembelian dalam arsip yang belum terbayar. Setelah menerima faktur akhir vendor yang meminta pembayaran, petugas bagian hutang akan mencocokkan ketiga dokumen untuk memastikan kecocokan informasi. Mencocokkan informasi setiap dokumen adalah inti dari sistem manajemen faktur tiga arah. Perusahaan jarang membayar vendor atau pemasok jika dokumen tidak cocok. Setelah proses hutang dagang selesai, panitera akan memotong cek untuk faktur, meminta tanda tangan dari pemilik atau manajer yang sesuai, dan mengirimkan cek tersebut.
Perusahaan dapat menggunakan sistem manajemen faktur yang disesuaikan. Pemilik dan manajer bisnis akan mengembangkan sistem yang paling mendukung fungsi back office dan akuntansi mereka. Organisasi yang lebih besar yang menerima beberapa ratus faktur setiap bulan mungkin menginginkan sistem yang lebih sederhana daripada pencocokan tiga arah. Manajemen faktur tidak mengharuskan semua perusahaan menggunakan sistem yang sama.