Banyak organisasi mengandalkan sumbangan dari individu dan bisnis untuk memenuhi biaya operasional, menjadikan hubungan antara organisasi dan donor sebagai prioritas yang signifikan. Kelompok-kelompok ini sering mengandalkan sistem manajemen donor untuk menjaga kontak dengan donor dan memaksimalkan donasi. Manajemen donor biasanya mencakup seluruh proses mengidentifikasi donor potensial, membujuk calon pelanggan untuk memberikan donasi, dan kemudian mendorong donor untuk melanjutkan dukungan keuangannya. Grup yang menerima sejumlah besar pendapatan melalui donasi sering menggunakan jasa konsultan atau spesialis penggalangan dana, serta paket perangkat lunak manajemen donatur, untuk meningkatkan atau mempertahankan tingkat kontribusi. Sejak munculnya Internet, paket perangkat lunak ini menjadi semakin canggih, menawarkan berbagai fitur yang, dikombinasikan dengan keahlian seorang ahli penggalangan dana yang berpengetahuan, dapat sangat meningkatkan jumlah uang yang disumbangkan untuk suatu tujuan atau organisasi.
Penggalangan dana organisasi dapat menjadi tugas besar, karena biasanya melibatkan membujuk individu atau perwakilan perusahaan untuk memberikan uang kepada kelompok tanpa mengharapkan imbalan. Meskipun ada faktor manusia yang sangat besar dalam budidaya donor, karena kontak pribadi dengan donor utama merupakan elemen penting dari kampanye penggalangan dana yang sukses, prosesnya juga memerlukan struktur. Manajemen donor yang baik menggabungkan sistem dimana kontak dengan donor terus dipantau dan dievaluasi untuk memungkinkan pengembangan pendekatan terbaik untuk berurusan dengan donor individu dan mendorong kontribusi yang berkelanjutan. Pendekatan ini mungkin termasuk menawarkan insentif untuk disumbangkan, seperti undangan acara, premi yang dihias dengan logo organisasi, serta fasilitas dan hak istimewa lainnya untuk kontribusi yang murah hati. Selain itu, manajemen donor sering kali melibatkan pengakuan publik terhadap donor dengan menyebutkan nama mereka dalam publikasi kelompok atau mencantumkan nama mereka di dinding fisik donor di kantor pusat organisasi.
Karena kerumitan mengelola ratusan atau bahkan ribuan hubungan dengan kontributor keuangan, banyak organisasi berinvestasi dalam perangkat lunak manajemen donor. Paket perangkat lunak ini bervariasi dalam fitur, tetapi biasanya mengintegrasikan database yang mencakup informasi donor dan riwayat kontak dengan kemampuan untuk melacak pola pemberian donor. Karyawan dan konsultan yang bertanggung jawab atas manajemen donor dapat merujuk pada informasi ini ketika membuat keputusan tentang kampanye yang ditargetkan atau terlibat dalam komunikasi langsung dengan donor individu. Fitur lain yang sering disertakan dalam perangkat lunak jenis ini termasuk kemampuan manajemen kontak yang memungkinkan grup untuk melakukan kampanye email atau pos langsung atau untuk mengidentifikasi waktu yang tepat untuk menelepon donor melalui telepon. Beberapa paket bahkan menyertakan alat penggalangan dana online, seperti sistem back-end yang dapat dihubungkan dengan situs web organisasi untuk mendorong donasi online.