Manajemen berbasis kompetensi berfokus pada memimpin organisasi melalui lingkungan bisnis dengan menggunakan kompetensi inti. Kompetensi inti mewakili pengetahuan, keterampilan, atau kemampuan yang digunakan perusahaan untuk menghasilkan barang dan jasa. Kompetensi tersebut tidak mudah ditiru oleh bisnis lain. Prinsip utama manajemen berbasis kompetensi adalah mendefinisikan kompetensi inti dalam perusahaan, membuat manajemen puncak “membeli” program dan kompetensi yang akan memimpin perusahaan, merestrukturisasi sumber daya manusia di sekitar kompetensi, dan membuat pernyataan misi berdasarkan ini informasi.
Kompetensi inti dapat berupa proses atau operasi apa pun yang digunakan perusahaan secara berulang. Ada dua kualifikasi utama untuk kompetensi inti. Pertama, kompetensi harus sulit ditiru oleh pesaing. Kedua, perusahaan harus mampu memanfaatkan kompetensi ini ke dalam banyak lini produk atau pasar yang berbeda dalam lingkungan bisnis. Contohnya termasuk teknik produksi khusus, produk yang beroperasi pada kelompok komponen teknologi terbatas, praktik layanan pelanggan, hubungan strategis dengan bisnis lain, atau jalur penelitian dan pengembangan yang secara konsisten menghasilkan ide atau produk baru untuk konsumen.
Untuk terlibat dalam manajemen berbasis kompetensi, pemilik dan eksekutif harus melakukan analisis menyeluruh untuk menentukan kompetensi mana yang mewakili kompetensi inti. Sebagian besar perusahaan akan memiliki tiga hingga lima kompetensi yang mereka ubah menjadi kelompok inti mereka. Upaya untuk menjadikan setiap kompetensi menjadi kompetensi inti dapat menjadi beban. Dalam kebanyakan kasus, bahkan dapat mengakibatkan hilangnya kompetensi dari pesaing, karena sulit untuk mempertahankan terlalu banyak kompetensi dalam jangka waktu yang lama. Setelah tahap definisi ini, pemilik dan eksekutif harus meluncurkan gagasan manajemen berbasis kompetensi kepada manajer tingkat atas.
Dalam manajemen, kebiasaan lama seringkali sulit dihilangkan. Memberi tahu manajer puncak bahwa mereka fokus pada perspektif manajemen yang terkait dengan kompetensi inti dapat menghasilkan umpan balik atau reaksi yang berpotensi negatif. Manajer yang segera menemukan kompetensi pilihan mereka akan beralih ke pembakar belakang demi kompetensi lain mungkin memiliki perlawanan awal terhadap kerangka kerja manajemen berbasis kompetensi yang baru. Pemilik dan manajer harus mengantisipasi hal ini dan memutuskan apakah perubahan diperlukan. Untuk itu perlu dilakukan restrukturisasi sumber daya manusia. Perusahaan harus mempekerjakan individu yang bersedia bekerja di bawah batasan kerangka manajemen baru.
Tahap akhir dari manajemen berbasis kompetensi adalah merancang, mengembangkan, dan mengimplementasikan pernyataan misi berdasarkan kompetensi inti yang baru. Pernyataan misi adalah tujuan menyeluruh yang diinginkan organisasi untuk diikuti oleh karyawannya. Pernyataan ini mengalir dari tingkat atas perusahaan ke tingkat karyawan terendah. Organisasi yang lebih tua mungkin perlu mendefinisikan kembali pernyataan misi mereka untuk memenuhi beberapa tujuan kompetensi inti.