Aliran surat adalah jumlah total dokumen, paket, dan korespondensi elektronik yang bergerak melalui bisnis atau rumah. Istilah ini lebih sering digunakan di dunia korporat, biasanya dalam konteks belajar bagaimana mengelola aliran surat besar yang datang dengan perusahaan besar. Beberapa perusahaan mengkhususkan diri dalam layanan aliran surat, menawarkan cara untuk meningkatkan efisiensi di setiap langkah proses pengiriman surat. Untuk perusahaan yang mengkhususkan diri dalam pemasaran, menciptakan sistem surat yang efisien sangat penting.
Selain surat itu sendiri, aliran surat mencakup langkah-langkah di sepanjang jalan. Pembuatan dokumen, penanganan surat, pengarsipan, pemrosesan, dan semua tugas lain yang terkait dengan aliran surat disertakan di dalamnya. Dari saat dokumen dibuat hingga saat meninggalkan perusahaan, dokumen tersebut disertakan dalam aliran surat. Di sisi lain persamaan, begitu sepotong korespondensi memasuki perusahaan, itu juga menjadi bagian dari aliran surat, sampai ditangani dengan tepat.
Tagihan, paket, korespondensi pribadi, materi pemasaran, dan dokumen digital adalah bagian dari aliran surat. Sementara individu biasanya dapat mengelola surat mereka sendiri, perusahaan biasanya perlu menerapkan sistem. Sebagian besar perusahaan mengirimkan materi dalam jumlah besar setiap hari, mengarahkan surat ke seluruh perusahaan melalui ruang surat pusat. Beberapa langkah yang diambil untuk memperlancar aliran surat termasuk menggunakan amplop standar, menyortir surat sebelum dikirim sehingga perusahaan dapat menerima harga surat massal, dan menggunakan program komputer untuk mengelola surat. Surat masuk diproses dan dikirim oleh karyawan ruang surat.
Dalam bidang komunikasi elektronik, banyak perusahaan menggunakan layanan penyaringan dan penyortiran bertenaga tinggi untuk mengatur surat sebelum mencapai tujuan akhir. Biasanya program ini menyaring virus dan materi yang tidak diinginkan sebelum memastikan bahwa komunikasi digital mencapai orang yang tepat. Banyak perusahaan juga memanfaatkan aliran surat digital untuk mengirimkan email promosi kepada pelanggan, karena pemasaran langsung menggunakan media digital jauh lebih murah daripada surat langsung fisik.
Dengan menyimpan catatan yang baik dari aliran surat, perusahaan dapat menawarkan layanan pelanggan dan klien yang lebih baik. Sebagian besar perusahaan juga kesulitan menyinkronkan komunikasi digital dan fisik. Korespondensi digital memiliki jeda waktu yang jauh lebih pendek daripada fisik. Bagi pelanggan, hal ini dapat menjengkelkan atau menjengkelkan jika catatan perusahaan tidak disimpan saat ini. Di perusahaan dengan aliran surat yang tersinkronisasi dan terorganisir, perwakilan perusahaan dapat mencari pelanggan dan melacak semua korespondensi perusahaan dengannya, membuat interaksi pelanggan jauh lebih mudah.