Layanan pengadaan adalah perusahaan independen yang mengkhususkan diri dalam menyediakan dukungan pengadaan khusus untuk organisasi, besar dan kecil. Pengadaan atau pembelian adalah pengadaan barang dan jasa untuk digunakan dalam lingkungan bisnis. Sebagian besar perusahaan besar memiliki departemen pengadaan khusus, yang terdiri dari petugas pengadaan dan pembeli. Tujuan dari layanan atau departemen pengadaan adalah sama, untuk mendapatkan kombinasi harga, layanan, dan kualitas terbaik bagi organisasi.
Sebagian besar layanan pengadaan berfokus pada aspek pengadaan tertentu. Misalnya, perusahaan pengadaan elektronik akan memiliki paket perangkat lunak lengkap yang akan dioperasikan dan dikelola perusahaan atas nama klien. Klien akan menerima pesanan dari pelanggan dan menyerahkan faktur ke layanan pengadaan. Semua transaksi di antaranya, pengelolaan, dukungan teknologi, dan pembuatan proses bisnis, menjadi tanggung jawab layanan pengadaan.
Ada dua jenis umum layanan pengadaan tradisional: sumber strategis dan manajemen pesanan pembelian. Sumber strategis mengacu pada proses penerbitan dan pengelolaan penawaran, kutipan, permintaan proposal, manajemen tender, dan proses terkait. Jenis layanan pengadaan ini biasanya ditagih berdasarkan per proyek, karena jenis staf dan waktu yang dibutuhkan akan bervariasi menurut proyek.
Layanan manajemen pesanan pembelian bertanggung jawab untuk melakukan fungsi utama pembeli dalam organisasi. Layanan menerima permintaan dari staf untuk materi tertentu. Perusahaan kemudian meninjau kontrak yang ada, mengidentifikasi pemasok yang sesuai, memastikan harga dan pengiriman dapat diterima oleh klien, dan memesan. Tujuan dari jenis layanan ini adalah untuk mengurangi biaya overhead untuk perusahaan ukuran kecil dan menengah yang tidak memiliki volume aktivitas pembelian yang cukup untuk membenarkan pembeli penuh waktu, tetapi ingin menangkap penghematan biaya yang terkait dengan pengadaan yang lebih formal. proses.
Penggunaan layanan pengadaan sering dilihat oleh staf sebagai outsourcing fungsi penting dan pekerjaan administrasi. Dari perspektif bisnis, penghematan yang dapat dicapai oleh layanan profesional jauh melebihi biayanya. Selain itu, layanan ini sepenuhnya independen dari perusahaan dan tidak akan memiliki bias atau preferensi untuk pemasok atau perusahaan tertentu.
Saat mencari layanan pengadaan, yang terbaik adalah meminta referensi. Luangkan waktu untuk memeriksa detailnya dan berbicara dengan para profesional tentang pengalaman mereka, proses penyelesaian masalah, dan prosedur penagihan. Banyak perusahaan jasa pengadaan menagih berdasarkan sebagian dari dolar yang dihemat. Cari tahu bagaimana ini dihitung terlebih dahulu untuk memastikan Anda memahami implikasi dari metode penilaian ini.