Dengan penggunaan komputer di rumah dan tempat kerja sebagai norma daripada pengecualian, hanya masuk akal untuk membuat sumber informasi sekunder, jika terjadi kegagalan sistem secara luas. Di sinilah konsep layanan pencadangan jarak jauh berperan.
Layanan pencadangan jarak jauh adalah penyimpanan untuk semua file penting, sistem operasi, dan dokumen elektronik yang perlu disimpan jika hard drive atau sistem pendukung server rusak atau tidak dapat dioperasikan karena alasan tertentu. Karena layanan pencadangan jarak jauh dengan aman menyimpan informasi berharga dalam lingkungan yang dilindungi kata sandi, semakin banyak bisnis yang beralih ke penyedia yang menawarkan layanan dan dukungan pencadangan online.
Proses pencadangan jarak jauh sangatlah sederhana. Biasanya, paket perangkat lunak kecil disediakan oleh vendor, bersama dengan kredensial login unik untuk mengakses sistem server jauh. Setelah perangkat lunak diinstal, pengguna akhir dapat memilih folder dan file mana yang akan diunggah ke server jauh dan disimpan di lingkungan yang terlindungi. Kecepatan pencadangan online akan bervariasi, berdasarkan kecepatan koneksi Internet yang digunakan oleh pengguna akhir, serta ukuran file yang disalin dan ditransfer.
Harga untuk layanan pencadangan jarak jauh akan bervariasi berdasarkan beberapa faktor. Banyak penyedia layanan dan dukungan pencadangan jarak jauh akan mendasarkan harga pada jumlah ruang yang dibutuhkan klien untuk menyimpan file yang diperlukan. Layanan lain akan memberikan diskon berdasarkan kontrak yang memastikan klien akan tetap menggunakan layanan untuk jangka waktu dua tahun atau lebih. Layanan pencadangan jarak jauh cenderung tidak menjadi pengeluaran besar, tetapi membayar untuk mencari vendor yang menggunakan server yang andal dan memiliki rekam jejak yang terbukti sesuai dengan tarif bulanan dan tahunan yang hemat biaya.
Layanan pencadangan jarak jauh adalah aset yang bagus karena beberapa alasan. Pertama, menghilangkan kebutuhan untuk terus-menerus menyalin file ke CD, kaset, dan sarana penyimpanan file lainnya. Banyak penawaran layanan pencadangan jarak jauh mencakup kemampuan untuk mengatur pembaruan rutin yang tidak harus diterapkan secara manual.
Kedua, karena data berada di luar situs dan dapat diakses oleh siapa saja yang memiliki koneksi Internet dan kredensial login yang tepat, maka akan mudah bagi seorang karyawan untuk mengakses data saat melakukan perjalanan bisnis perusahaan. Ini juga berarti jika terjadi bencana besar di kantor, karyawan tepercaya dapat pulang dan bekerja dari stasiun tersebut sampai tempat kerja pusat beroperasi kembali.
Layanan pencadangan jarak jauh yang baik dapat memberikan banyak ketenangan pikiran, dan membebaskan sumber daya yang akan digunakan untuk keuntungan yang lebih besar di tempat lain. Dengan biaya rendah dan banyak perlindungan, tidak mengherankan jika layanan pencadangan jarak jauh tumbuh setiap tahun.