Layanan konferensi mencakup pemesanan konferensi, rapat, atau acara lainnya, serta perencanaan dan penyediaan layanan yang diperlukan agar acara tersebut berhasil. Layanan konferensi juga biasa disebut sebagai manajemen pertemuan, manajemen acara, perencanaan acara, atau pemasaran acara. Manajer layanan konferensi juga disebut perencana pertemuan atau acara. Layanan konferensi bervariasi sesuai dengan acara, tetapi biasanya mencakup penganggaran, pengaturan penginapan, katering, dan peralatan dan dukungan audio visual.
Ada dua kategori besar layanan konferensi: yang dikelola oleh perencana rapat internal, dan yang dikelola oleh perencana pihak ketiga. Perencana pertemuan internal adalah karyawan dari fasilitas yang menyelenggarakan acara tersebut. Biasanya, kontak grup, anggota grup yang bertanggung jawab membuat semua pengaturan yang diperlukan, akan memutuskan terlebih dahulu fasilitas mana yang akan digunakan untuk acara tersebut dan menghubungi pemiliknya secara langsung. Manajer layanan konferensi kemudian ditugaskan dari fasilitas itu. Perusahaan luar atau pihak ketiga dipekerjakan ketika grup tidak memiliki situs tertentu yang dipilih. Kontak grup akan memberikan daftar persyaratan, dan perusahaan layanan konferensi akan mulai menyarankan fasilitas yang sesuai dan bertindak sebagai perantara antara grup dan lokasi.
Layanan konferensi yang diperlukan untuk setiap acara termasuk penginapan dan makan. Untuk alasan ini, konferensi sering diselenggarakan oleh hotel dengan fasilitas konferensi di tempat. Ini biasanya termasuk ruang pertemuan besar dan kecil, laboratorium komputer, ruang dansa, dan kemampuan audio-visual untuk pembicara atau presentasi. Makanan biasanya ditangani oleh departemen makanan dan minuman di fasilitas itu sendiri. Semua layanan konferensi ini dikelola oleh personel di tempat dan dikoordinasikan oleh manajer layanan konferensi, yang membuat semua pengaturan yang diperlukan ketika diinformasikan oleh kelompok tentang kebutuhan mereka.
Manajer layanan konferensi pihak ketiga menawarkan saran untuk tempat konferensi, kemudian mengoordinasikan semua layanan tambahan jika tidak ditawarkan oleh fasilitas itu, seperti katering dan reservasi hotel. Jenis perencanaan konferensi ini umum untuk kelompok yang terlalu besar untuk ditampung oleh satu hotel, atau untuk kelompok yang menginginkan pihak ketiga untuk membantu mereka menegosiasikan harga terbaik. Layanan konferensi juga mencakup perencanaan rekreasi apa pun yang mungkin diinginkan kelompok selama mereka tinggal.
Memilih fasilitas konferensi paling baik dilakukan dengan memeriksa kebutuhan kelompok dan apa yang ingin mereka capai selama acara mereka. Konferensi yang umum termasuk pameran dagang, program pelatihan perusahaan, atau upacara penghargaan tahunan. Banyak perencana layanan konferensi hotel juga merencanakan pernikahan atau acara keluarga kecil. Tujuan dalam mempekerjakan profesional layanan konferensi adalah untuk memastikan bahwa semua kebutuhan kelompok terpenuhi dan acara berjalan lancar tanpa harus mengkhawatirkan detailnya.