Pengendalian kas adalah proses yang digunakan untuk memverifikasi sifat lengkap dan pencatatan yang akurat dari semua kas yang diterima, serta setiap pengeluaran kas yang terjadi. Sebagai prinsip luas dari akuntansi keuangan yang bertanggung jawab, proses ini terjadi di lingkungan mana pun di mana barang dan jasa dibeli dan dijual. Dengan demikian, bisnis, organisasi nirlaba, dan rumah tangga semuanya menggunakan prinsip dasarnya.
Untuk memahami sepenuhnya pengendalian kas, akan sangat membantu untuk memahami apa yang dimaksud dengan kas, dalam hal akuntansi keuangan. Selain mengacu pada mata uang dan koin, istilah ini juga mencakup bentuk pertukaran keuangan seperti wesel, kuitansi kartu kredit, dan cek. Pada dasarnya, semua jenis pertukaran keuangan yang dapat segera dinegosiasikan untuk nilai tetap memenuhi syarat.
Kontrol kas berarti mengelola semua jenis instrumen keuangan ini secara kompeten dengan memelihara sistem pelacakan yang akurat yang memperhitungkan penerimaan dan pengeluaran uang tunai. Merancang proses ini biasanya tidak sulit, dan ada beberapa elemen dasar yang akan dimasukkan ke dalam proses, terlepas dari apakah prosedur tersebut digunakan di rumah atau di kantor atau lingkungan bisnis.
Pertama, semua transaksi yang berhubungan dengan kas harus segera didokumentasikan dan dicatat. Metode akuntansi akrual, di mana pendapatan dan pengeluaran dicatat pada saat terjadinya, bukan pada saat diterima atau dibayarkan, tidak digunakan. Setiap penerimaan kas dicatat pada saat penerimaan, sedangkan setiap pengeluaran dicatat pada saat pembayaran dikeluarkan. Mode dokumentasi ini hanya memerlukan beberapa template dasar yang akan merekam data yang diperlukan. Untuk rumah, rekening giro dapat digunakan untuk melacak semua uang tunai yang disetorkan ke rekening bersama untuk kebaikan rumah, dan buku cek dapat berfungsi sebagai dokumen dasar yang melacak transaksi masuk dan keluar.
Selanjutnya, prosedur yang solid mensyaratkan bahwa ada beberapa, tetapi terbatas, individu yang memiliki akses ke uang tunai, yang melayani dua tujuan. Pertama, orang dapat dimintai pertanggungjawaban atas cara uang tunai dikelola. Kedua, memiliki setidaknya dua orang yang mengawasi proses membantu memastikan bahwa transaksi penting dapat terjadi kapan saja, bahkan jika satu orang tidak dapat hadir karena alasan tertentu.
Kontrol kas juga menuntut agar dokumen yang terkait dengan tugas disimpan terpisah dari lokasi fisik kas. Dengan kata lain, buku akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi tunai tidak boleh disimpan di brankas dengan mata uang, wesel, dan cek. Tindakan pencegahan sederhana ini membantu memastikan bahwa tugas mengubah bukti fisik yang terkait dengan uang tunai lebih sulit, dan oleh karena itu meminimalkan kemungkinan terjadinya pencurian.