Kontrak vendor adalah perjanjian kontrak antara individu atau bisnis dan penyedia layanan. Kontrak mencakup persyaratan layanan, biaya yang terlibat, dan perincian berapa lama vendor akan menyediakan layanan yang diminta. Vendor biasanya menyertakan ketentuan yang memungkinkan salah satu pihak untuk membatalkan kontrak jika kondisi tertentu terpenuhi.
Bisnis biasanya menyetujui kontrak vendor dengan perusahaan yang menyediakan layanan seperti pembersihan, pencucian jendela, dan keamanan. Sebelum menyetujui kontrak, sebagian besar bisnis meminta beberapa vendor untuk mengajukan penawaran. Tawaran merinci jenis layanan yang ingin diberikan vendor serta informasi spesifik terkait dengan biaya yang terlibat. Beberapa vendor menawarkan tawaran biaya rendah yang melibatkan tenaga kerja minimal dan layanan yang dikurangi, sementara perusahaan lain menawarkan layanan yang lebih luas dengan biaya lebih tinggi. Pemilik bisnis meninjau rincian setiap tawaran dan dapat menolak tawaran, menerima tawaran, atau melakukan negosiasi lebih lanjut untuk menurunkan harga sebelum kontrak disepakati.
Konsumen biasanya menyetujui kontrak vendor dengan cara yang sama seperti bisnis. Kontrak vendor dengan individu seringkali lebih rumit daripada kontrak bisnis karena vendor harus memenuhi kebutuhan spesifik individu. Bisnis yang menyediakan layanan di pesta pernikahan dan acara lainnya harus mendasarkan penawaran pada spesifikasi acara yang dipermasalahkan, dan ini dapat mengarah pada negosiasi harga yang ekstensif.
Baik pihak yang membayar layanan dan pihak yang menyediakan layanan harus menandatangani kontrak vendor agar dapat berlaku. Kontrak harus memuat tanggal perjanjian ditandatangani, tanggal kontrak mulai berlaku, dan tanggal berakhirnya masa kontrak. Kontrak vendor biasanya berlangsung setidaknya selama satu tahun, meskipun beberapa perusahaan lebih memilih untuk beroperasi setiap bulan untuk memastikan bahwa vendor akan memberikan layanan yang disepakati.
Penyedia layanan dapat membatalkan kontrak vendor jika pihak yang menerima layanan gagal membayar layanan sesuai dengan ketentuan kontrak. Pihak yang membayar layanan biasanya memiliki hak untuk mengakhiri kontrak jika vendor gagal memberikan layanan seperti yang disepakati atau memberikan layanan dengan cara yang melanggar ketentuan perjanjian awal. Perselisihan yang terkait dengan kontrak vendor biasanya diselesaikan di pengadilan klaim kecil.