Konsultan komunikasi adalah profesi yang membantu perusahaan dan organisasi lain untuk menentukan apa yang mereka butuhkan dalam hal peralatan dan layanan komunikasi agar berfungsi dengan efisiensi maksimum. Dalam banyak kasus, konsultan tidak hanya akan memberi nasihat tentang apa yang diperlukan untuk membangun jaringan komunikasi yang layak, tetapi juga secara aktif membantu dalam proses pembelian. Pendekatan yang tepat yang diikuti oleh konsultan komunikasi akan bervariasi berdasarkan budaya perusahaan, jenis layanan dan peralatan saat ini yang dibutuhkan, dan rencana perusahaan untuk pertumbuhan jangka pendek dan jangka panjang.
Tujuan dari konsultasi komunikasi adalah untuk memastikan bahwa klien memiliki segala yang dibutuhkan untuk mengelola upaya komunikasi dengan sukses dan siap untuk perluasan jaringan komunikasi di masa depan. Pada saat yang sama, konsultan juga akan peka terhadap batasan apa pun dari pihak klien. Misalnya, jika sebuah perusahaan memiliki anggaran terbatas untuk dicurahkan untuk pembenahan atau membangun jaringan komunikasi, konsultan akan berusaha untuk mengidentifikasi perangkat dan layanan paling penting yang diperlukan dan memastikan mereka didirikan terlebih dahulu. Item baris yang tersisa diprioritaskan berdasarkan keinginan dan sisa dana yang disisihkan untuk membuat jaringan.
Konsultasi komunikasi dapat menangani semua jenis layanan dan peralatan komunikasi elektronik yang dibutuhkan atau diinginkan oleh klien. Salah satu pekerjaan konsultasi yang paling umum melibatkan perakitan sistem telepon yang efektif dalam struktur perusahaan. Ini melibatkan penilaian kebutuhan bisnis saat ini dalam hal jumlah jalur yang dibutuhkan untuk sistem, berapa banyak unit desktop yang diperlukan, dan jumlah perangkat genggam yang harus dapat terhubung dengan jaringan. Evaluasi juga akan mengidentifikasi fitur-fitur yang akan membantu dalam menjalankan bisnis, seperti pesan suara, perutean dan prioritas panggilan, penerusan dan parkir panggilan.
Bersamaan dengan sistem telepon dasar, konsultasi komunikasi juga akan membahas alat komunikasi lain yang mungkin dapat membantu bisnis. Ini mungkin termasuk menentukan apakah perusahaan menghasilkan aktivitas konferensi audio dan video yang cukup untuk mendapatkan pembelian peralatan penghubung dan pembentukan grup utama dari penyedia untuk menangani aktivitas konferensi. Sebagai alternatif, konsultan dapat menentukan bahwa merupakan kepentingan terbaik perusahaan untuk mengalihdayakan layanan ini. Jika demikian halnya, konsultan akan mengidentifikasi dan mengevaluasi berbagai penyedia konferensi audio, web, dan video dan berusaha untuk menegosiasikan tarif yang paling menarik bagi kliennya.
Jika sebuah perusahaan ingin membangun jaringan data internal untuk mengintegrasikan fungsi-fungsi seperti pemasaran, penjualan, dan akuntansi, konsultasi komunikasi akan fokus pada pembelian peralatan untuk memenuhi kebutuhan ini. Ini juga akan mencakup tugas mengevaluasi paket perangkat lunak berbeda yang memungkinkan untuk menetapkan berbagai tingkat akses berdasarkan kredensial login dan tanggung jawab posisi. Misalnya, tenaga penjualan dapat dibatasi untuk melihat faktur pelanggan, tetapi tidak dapat membuat atau mengubah faktur. Dengan cara yang sama, anggota tim akuntansi mungkin memiliki akses ke informasi tentang tarif atau kontrak yang dikeluarkan oleh Penjualan untuk pelanggan tertentu, tetapi tidak memiliki akses ke catatan yang dimasukkan oleh tim penjualan atau fungsi penjualan lainnya.
Pada akhirnya, konsultasi komunikasi adalah tentang menciptakan kerangka kerja jaringan komunikasi yang akan melayani klien dengan baik saat ini, sambil juga membangun landasan untuk ekspansi di masa depan sesuai kebutuhan. Dalam beberapa kasus, konsultan tetap sebagai pengikut dan melakukan evaluasi tahunan atas kebutuhan komunikasi klien. Di lain waktu, konsultan dapat membuat kontrak dengan jangka waktu tertentu dan daftar item yang akan ditangani selama waktu itu. Bukan hal yang aneh bagi seorang konsultan untuk secara aktif terlibat dalam lebih dari satu proyek klien pada satu waktu.