Konsultan EHR menyarankan organisasi perawatan kesehatan tentang sistem komputer yang memungkinkan mereka untuk mematuhi persyaratan catatan perawatan kesehatan elektronik. Beberapa pemerintah nasional sekarang mengharuskan catatan perawatan kesehatan pasien disimpan secara elektronik. Peraturan ini mempengaruhi dokter, rumah sakit, panti asuhan dan semua jenis organisasi perawatan kesehatan lainnya. Konsultan EHR menganalisis dan menilai sistem pengarsipan organisasi saat ini dan membuat rekomendasi perangkat keras dan perangkat lunak berdasarkan kebutuhan individu organisasi.
Catatan perawatan kesehatan pasien sebelumnya disimpan di atas kertas dan diajukan di tempat. Jika pasien dipindahkan ke dokter lain atau mencari layanan dari rumah sakit baru, catatan mereka seringkali tidak mudah diakses. Catatan pasien elektronik, di sisi lain, dapat diakses dari jaringan umum dan membantu penyedia layanan kesehatan memenuhi kebutuhan pasien dengan benar. Karena organisasi layanan kesehatan tidak mengkhususkan diri dalam sistem teknologi informasi, mereka perlu berkonsultasi dengan pihak luar yang memiliki keahlian di bidang ini.
Konsultan EHR mengkhususkan diri dalam membantu organisasi perawatan kesehatan menemukan dan menerapkan sistem yang sesuai. Untuk melakukan ini, konsultan akan mengumpulkan informasi latar belakang tentang perusahaan, termasuk sejarah, strategi, budaya, serta kebijakan dan prosedur saat ini. Tergantung pada anggaran organisasi perawatan kesehatan dan fungsi kerja saat ini, konsultan EHR akan merekomendasikan beberapa produk. Mereka sering menghabiskan cukup banyak waktu untuk mewawancarai karyawan dalam organisasi untuk merasakan bagaimana mereka diatur dan apa yang ingin dicapai oleh organisasi. Konsultan EHR fokus membantu para pengambil keputusan di organisasi perawatan kesehatan mengevaluasi berbagai pilihan.
Konsultan akan berusaha memberikan serangkaian rekomendasi yang tidak bias dan membantu proses pengambilan keputusan. Konsultan EHR yang etis akan memberi tahu organisasi tentang berbagai manfaat dan kerugian yang terkait dengan setiap opsi yang tersedia. Mereka juga akan memberi para pengambil keputusan biaya keseluruhan dan perkiraan laba atas investasi. Misalnya, kantor dokter kecil dengan satu lokasi yang memiliki sistem komputer yang ada mungkin akan menerima serangkaian rekomendasi yang mencakup beberapa paket perangkat lunak dan mungkin satu yang menyertakan peningkatan perangkat keras.
Biasanya, konsultan juga akan memberikan pelatihan dan bantuan implementasi untuk sistem baru. Karena staf organisasi perawatan kesehatan perlu beralih ke prosedur dan program perangkat lunak baru, konsultan EHR dapat berpartisipasi dalam sesi pelatihan awal yang mengajarkan karyawan cara memaksimalkan sistem baru. Mereka juga dapat mendidik organisasi tentang peraturan pemerintah dan bagaimana perangkat lunak membuatnya sesuai dengan peraturan tersebut.