Sebagai cara menambahkan data visual ke konferensi audio, konferensi web menawarkan cara yang relatif murah untuk menciptakan lingkungan kerja virtual dengan orang-orang di seluruh kota atau di seluruh dunia. Berikut adalah beberapa dasar tentang teknologi, opsi, dan aplikasi konferensi web.
Dibayangkan sebagai layanan pendamping untuk panggilan konferensi audio, konferensi web pertama kali hadir di pasar massal selama tahun 1990-an. Sebelum waktu itu, konferensi web telah dianggap sebagai layanan premium yang hanya dapat digunakan oleh perusahaan dan organisasi yang lebih makmur. Namun, kemajuan teknologi selama akhir 1980-an memperjelas bahwa Internet dapat mendukung lingkungan berbagi presentasi sederhana yang akan menjadi cara ideal untuk berbagi, bagan, lembar kerja, dan data lainnya dengan orang-orang sambil tetap menggunakan panggilan konferensi audio untuk komunikasi verbal.
Konferensi web paling awal sangat bergantung pada mengunggah dan menyimpan aplikasi di hard drive setiap orang yang dijadwalkan untuk berpartisipasi dalam rapat web. Unggahan akan menyertakan file yang akan digunakan selama rapat. Akibatnya, pencetus atau pemimpin konferensi akan mengakses file-file itu selama konferensi dan mengendalikan tampilannya selama rapat.
Namun, banyak orang keberatan dengan pendekatan ini, karena informasi kepemilikan sekarang disimpan di sejumlah hard drive. Pemimpin konferensi harus mengandalkan kemurahan hati para peserta untuk menghapus file sensitif dari hard drive setelah rapat. Seiring waktu, teknologi ditingkatkan untuk memungkinkan penghapusan file secara otomatis setelah konferensi selesai. Sampai hari ini, masih ada penyedia konferensi web yang mengharuskan peserta untuk masuk setidaknya tiga puluh menit sebelum rapat langsung dan melalui proses pengunggahan ini.
Selama awal 1990-an, solusi alternatif untuk presentasi web mulai ada. Salah satu jenis layanan sangat bergantung pada penggunaan alat pembuatan berbagi presentasi, seperti PowerPoint. Dengan jenis konferensi web ini, pemimpin akan mengunggah presentasi slide ke server layanan konferensi web. Slide diubah menjadi slide HTML dasar dan disimpan di server penyedia. Dengan menggunakan kredensial masuk, pemimpin dapat masuk dan mengaktifkan rapat, memilih dari daftar presentasi yang disimpan untuk dibagikan dengan peserta. Pendekatan ini memiliki banyak daya tarik bagi orang-orang yang bepergian dan tidak selalu berada di depan komputernya sendiri untuk memimpin rapat. Selama presentasi telah diunggah ke layanan konferensi web sebelumnya, komputer mana pun dengan koneksi Internet dan pemutar media sudah cukup.
Untuk peserta, bentuk konferensi web yang lebih baru ini menghilangkan caching file apa pun di hard drive mereka. Semua yang diperlukan bagi mereka untuk hadir adalah URL ke halaman login, dan kode sandi. Karena presentasi diubah menjadi slide HTML dasar, peserta tidak memerlukan apa pun selain pemutar media untuk melihat presentasi. Tidak ada login lebih awal untuk mendownload apapun. Konferensi web menjadi sedikit lebih bersih untuk semua orang.
Selama bertahun-tahun, konferensi komputer web menjadi lebih ramah pengguna, bahkan ketika fitur tambahan ditambahkan. Streaming audio memungkinkan peserta untuk mendengarkan audio saat mereka melihat presentasi hari ini. Sebagian besar alat konferensi web saat ini memungkinkan tidak hanya melihat dokumen, tetapi juga kemampuan pemimpin untuk melepaskan kendali sehingga peserta dapat mengerjakan surat, spreadsheet, atau presentasi bersama-sama.
Kemampuan pesan di banyak sistem konferensi web memungkinkan peserta untuk mengirim pesan pribadi kepada pemimpin, yang mungkin menjawab secara pribadi atau mempublikasikan pesan ke seluruh grup untuk diskusi. Daftar kehadiran untuk pemimpin dan peserta memungkinkan semua orang untuk melihat siapa yang saat ini berada dalam konferensi, kapan orang bergabung, dan berapa lama orang berada dalam rapat presentasi web. Kemampuan merekam memungkinkan sinkronisasi suara dan visual menjadi satu rekaman permanen yang dapat dibagikan pemimpin dengan orang lain di kemudian hari.
Konferensi web telah terbukti menjadi alat yang berguna dan hemat biaya untuk banyak bisnis dan organisasi dari semua ukuran. Karena produk ditingkatkan dengan fitur tambahan di tahun-tahun mendatang, tidak diragukan lagi akan memberikan cara yang lebih berguna untuk berkomunikasi dengan orang-orang di seluruh dunia.