Setelah faktur diterbitkan, uang yang terutang untuk produk atau layanan yang diberikan secara kredit disebut sebagai piutang. Penagihan kas adalah proses penebusan atau penagihan piutang. Sementara pengumpulan uang tunai biasanya dapat ditangani oleh penyedia layanan atau produk, kasus-kasus sulit dapat dirujuk ke agen penagihan uang tunai atau pengadilan.
Penagihan kas adalah fungsi piutang usaha yang bertujuan untuk mengatasi masalah pembayaran jauh sebelum piutang menjadi tunggakan atau tunggakan. Pengambilan uang tunai biasanya melibatkan negosiasi pengaturan pembayaran dan memastikan bahwa uang dibayarkan sebelum, dan bukan setelah, waktu yang disepakati. Untuk tujuan ini, penting bagi perusahaan atau individu yang menerbitkan faktur untuk menyertakan ketentuan pembayaran dan instruksi yang jelas mengenai proses pembayaran. Hal ini sangat memudahkan proses penagihan kas dengan menghilangkan kemungkinan adanya klaim yang tidak dipahami oleh debitur tentang tata cara pembayaran. Ketika faktur tetap tidak dibayar lebih lama dari periode waktu yang diizinkan yang ditentukan dalam persyaratan pembayaran faktur, itu dianggap sebagai akun yang lewat jatuh tempo.
Dalam menangani piutang yang telah jatuh tempo, perusahaan akan sering mencoba mengirim surat dan melakukan beberapa panggilan telepon untuk menjalin kembali kontak dengan debitur dan mencoba untuk bernegosiasi lebih lanjut. Jika ini tidak mungkin, mereka mungkin mencoba mengeluarkan pemberitahuan pra-pengumpulan. Ini adalah saat, sebelum akun diambil alih oleh agen penagihan, pelanggan dikirimi peringatan yang menyatakan bahwa ini adalah kesempatan terakhirnya untuk menghubungi dan berurusan dengan perusahaan secara langsung sebagai lawan dari agen yang taktiknya kemungkinan akan lebih agresif. . Perusahaan penagihan kas menemukan cara alternatif untuk menghubungi debitur dan dapat mengambil tindakan hukum, seperti gugatan hukum, terhadapnya.
Ketika sebuah rekening diserahkan kepada agen penagihan kas, itu sebenarnya dijual kepada mereka. Mereka menjadi pemilik sah baru dari akun tersebut dan oleh karena itu hutang menjadi milik mereka untuk ditagih. Agen penagihan utang yang bereputasi biasanya tidak akan meminta biaya di muka dari klien mereka, tetapi sebaliknya setuju untuk menerima pembayaran sebagian besar dari utang setelah dibayar. Misalnya, jika agen penagihan utang menerima 40% dari utang yang berhasil dikumpulkan sebagai pembayaran mereka, individu atau organisasi yang mengontraknya hanya akan menerima 60% sisanya.
Bergantung pada besarnya utang, menyewa agen penagihan kas mungkin tampak bermanfaat atau tidak. Pilihan lain adalah membawa masalah ini ke pengadilan sendiri. Tanpa pelatihan yang tepat, akan sulit dan sangat memakan waktu untuk menangani rincian kasus; menyewa seorang pengacara untuk melakukannya adalah mungkin tetapi, sekali lagi, mungkin terbukti menjadi alternatif yang mahal. Setiap kali berurusan dengan rekening yang lewat jatuh tempo, penting untuk mempertimbangkan apa yang lebih berharga — jumlah utang atau waktu dan uang yang diperlukan untuk mendapatkannya kembali.