Koleksi dokumenter adalah proses dimana importir dan eksportir membuat pembayaran lebih mudah. Untuk memulai proses, eksportir pergi ke bank di negara mereka dan menunjukkan dokumen penagihan yang mewakili biaya pengiriman dan ekspor lainnya. Setelah dokumen mencapai bank tempat importir tinggal, importir membayar bank mereka dan mengembalikan uang ke bank pertama, yang membayar eksportir. Selama proses ini, bank hanya bertanggung jawab untuk mengirim dokumen dan mengumpulkan uang. Jika importir gagal atau menolak untuk membayar tagihan dokumenter, maka bank dapat menuntut atas nama eksportir, jika diminta, meskipun bank juga dapat menolak permintaan ini.
Uang biasanya tidak ditransfer antara importir dan eksportir sampai barang telah dikirim atau tiba. Salah satu cara untuk melakukan pembayaran ini ketika saatnya tiba adalah melalui koleksi dokumenter. Eksportir mengunjungi bank lokal dan menunjukkan sertifikat asal, bill of lading dan dokumen lain yang berhubungan dengan biaya pengiriman dan ekspor. Bank ini kemudian meneruskan dokumen ke bank lokal ke importir.
Setelah dokumen diteruskan, importir mengunjungi bank lokal mereka dan membayar biaya pengiriman kepada bank. Bank seringkali juga memiliki dokumen hak milik, yang harus dimiliki importir secara legal atas barang-barang yang diimpor. Ketika importir membayar biaya pengiriman, bank meneruskan uang ke bank eksportir.
Dengan beberapa dokumen kredit yang digunakan antara importir dan eksportir, bank yang terlibat memberikan jaminan bahwa pihak akan membayar. Ketika koleksi dokumenter digunakan, bank tidak memberikan jaminan tersebut. Kurangnya jaminan ini membuat kecil kemungkinan mereka akan kehilangan uang, jadi dokumen ini biasanya lebih murah daripada dokumen kredit lainnya, yang mengarah ke penggunaan umum antara pihak tepercaya. Pada saat yang sama, menggunakan bentuk pembayaran antara pihak yang baru satu sama lain mungkin merupakan ide yang buruk, karena kurangnya jaminan dapat menyebabkan eksportir merugi.
Sementara bank tidak menjamin penerimaan pembayaran, mereka dapat menuntut importir karena menolak membayar koleksi dokumenter. Importir dapat menolak untuk membayar karena tidak ingin menggunakan uangnya, atau karena tidak mau menerima barang yang diimpor; apapun penyebabnya, bank dapat menuntut mereka karena tidak membayar. Ini hanya dilakukan atas nama eksportir, yang harus memulai proses ini. Bank tidak akan menuntut kecuali eksportir meminta mereka, dan bahkan beberapa bank mungkin menolak permintaan ini.